浅谈如何做好机关办公室工作

浅谈如何做好机关办公室工作

    随着公司机关机构改革的不断深入,公司机关中除个别部门设有单独的办公室外,其它绝大多数单位都没有单独设立的办公室。没有了办公室的设置但并不是说没有了办公室的工作了。相反对办公室的工作提出了更多、更新、更高的要求，如何搞好办公室的工作，作为一个从事办公室工作不久的新手，笔者提出一点个人看法，以期抛砖引玉，为共同搞好办公室的工作,为公司的改革发展提供服务、为基层单位提供服务。
   　　一、要想做好办公室工作，就要仔细研究办公室的各项职能
   　　办公室是一个部门不可缺少的重要部门，之所以重要是因为办公室具有管理服务、综合协调、监督指导、参谋咨询等多项职能。这些职能发挥得好坏，对部门的全局工作有着直接的、重要的影响。
   　　管理服务职能是办公室工作的重要组成部分。其内容主要包括以下几个方面：一是公文管理，即办公室负责公文的收发、传递、催办等各个环节的具体事宜；二是事务管理，如会议的安排，会场的布置，接待上级和兄弟单位的来人；办公室的值班、保卫、通讯联系，单位的办公环境管理等；三是信息处理，即利用计算机网络等各种现代化手段，为办公自动化服务；四是搞好服务，即为保证部门的中心工作而提供全方位的物质和精神两方面的服务。
   　　综合协调职能有如下内容，一是统一步调，切实保证领导班子的正确决策能够认真贯彻落实；二是化解矛盾，即在单位局部利益发生冲突及局部利益与全局利益发生冲突时，进行协调，进而化解矛盾；三是合理安排，协助领导班子安排好决策实施过程中的人和事，将矛盾解决在萌芽之中。
   　　监督指导职能是指对工作人员的检查、考核、督促和指导，其目的是使他们迅速、准确、有效地完成决策目标，其主要内容：一是监测工作进度，检查工作质量；二是督办；三是排忧解难；四是通过传达、制订有关方针政策及做出解释进行指导。
   　　参谋咨询职能办公室要发挥参谋作用，积极出谋献策，这是领导决策民主化、科学化的迫切需要，也是新时期赋予办公室的一项重要任务。参谋咨询工作主要包括以下内容：一是通过各种现代化手段为领导决策搜集提供各种信息；二是协助决策，发挥参谋、助手作用。
   　　研究办公室的职能内容，对于我们明确办公室的职责和权力，做好办公室工作有着十分重要的意义。
   　　根据办公室职能的要求，办公室应有一批政治素质与业务素质都过硬的队伍。办公室人员要不断学习，提高自身素质，这样才能适应办公室工作的需要。
   　　二、如何做好办公室的工作
   　　我认为，要做好办公室工作，应做到“一实”、“一快”、“一博”、“两勤”、“三心”。
   　　“一实”、即求实。办公室工作，无论是办文，还是办事，都要从实际出发，实事求是，对症下药。就是工作人员作风要踏实，不弄虚作假，不可无中生有，不能搞形式主义，不做表面文章，自觉实事求是。
   　　“一快”，即办事要快捷，好中求快，快中求好，努力提高工作效率。办事拖拉，作风疲沓，时间观念不强，是影响工作效率的主要因素。办公室的工作人员必须牢固树立时间观念、效率观念，增强只争朝夕的紧迫感和责任感。切实做到当日事当日毕，急事急办，特事特办，及时完成领导交办的工作。
   　　“一博”，即博学。办公室工作千头万绪，涉及面广，标准高，要求严，这就需要办公室人员必须具备广博的综合性知识和社会常识。要做到这一点，没有捷径可走，必须勤学苦练，博采众长，使自己成为“杂家”，成为复合型人才。只有知识积累多了，知识面宽了，理论功底厚了，才能提高“谋”的层次和质量。　
   　　“两勤”，即腿勤、口勤。办公室人员应经常到各部门走走，遇事多问问，有用的资料多记记，别人的意见多听听，做到心中有数，这样做起工作来才能得心应手。　　
   　　“三心”，即耐心、专心、细心。服务是办公室的一项重要工作，做服务工作一定要耐心，要有礼貌，热情周到，不摆架子，尽量让人满意。做工作时要专心，不能三心二意，要仔细研究，能够深入进去。平时工作中还要细心，多观察，多思考，自觉找工作中的漏洞和不足，以不断改进。
   　　三、处理好关系到办公室工作的“四个关系”
   　　一是处理好“专”与“博”的关系，既要成为办公室自身业务的行家，又要了解各类知识，做到博学多艺。
   　　公司机关机构改革后多数单位实行的是党政办公室。这种情况下办公室的“专”，是说自身业务，诸如在公文写作、党政事务、文档统计等方面应是相对的专家，应在本单位起主导和咨询中心的作用。说“博”，是指在与企业事务有关的其它方面的知识，诸如预算管理、人力资源管理与开发、医改、房改，乃至企业所在地的人文地理、政策环境等，也必须涉足其中，不能当门外汉。某种意义上说，办公室人员的“博”本身就相当于职能部门的“专”。这样，才能达到办公室工作不仅仅是秘书功能，而且是拳打脚踢的全能。
   　　二是处理好“动”与“静”的关系，既要在忙忙碌碌中凭借自身能力、素质做好每一件事，更要注意事后的反思。
   　　谁都知道办公室事务性工作多，其实就是每天在办事、办会、办文中度过。这“三办”使办公室在“动”中忙碌不堪。但事情都是人办的，办公室人员的素质是工作质量的第一要素。工作成效如何，往往是为人处事能力的真实写照。古人讲的“先做人后做事”就是这个道理。我们虽然做不到孔子所言的“吾日三省吾身”的要求，但也要学会在“动”中干事，在“静”中总结提高，使自己的知识、技能、性格、能力、品格素质适应办公室工作要求。学会做人，做事就可能事半功倍，有时甚至达到“四两拨千斤”的效果；反之，事倍功半，吃力不讨好，还可能招来非议。
   　　三是处理好“虚”与“实”的关系，既要虚事实做，又要从实事中抽象理性的东西。
   　　作为党政合署办公的办事机构，承担党务、纪检、精神文明建设、工会、指导群众组织开展有关活动等工作。有些事看起来很虚，但将虚事做实，就容易赢得党员和职工的理解、支持、参与。如近些年开展的职工体检、工会、团委系统开展的活动等。作为企业行政办事机构，面对企业管理上的实事要学会从中抽象出规律性的东西。如实纪录过去不是办公室的主要工作，而要达到一种“重要的不是事实，重要的是对事实的理解，是如何对新的事实作新的理解。”的较高境界。
   　　四是处理好“忙”与“闲”的关系，既要忙而不乱，又要在相对轻松时注意平峰填谷。俗话说文武之道，一张一弛。忙与闲都是相对的，办公室工作不应总是显得忙，像是一条没有弹性的直线，而应是一条有张弛有度的曲线。一是要加强工作的预见性，每年的工作会、职代会的材料可以预知的，其它工作尽量避免和可以预见的工作撞车。平时多观察、多积累，有事就不用临时抱佛脚。二是要分清主次，要以主要精力、干好最重要的工作，用放松大脑时间处理大量的一般性事务性工作。
   　　四、如何使办公室工作更上一个台阶
   　　作为一个综合办事机构，办公室主要负责公司的上传下达、综合协调、内外沟通、内部行政管理等事项，是服务领导、服务基层的窗口，是部门能否有效开展各项工作的关键，从事办公室工作责任重大。我认为有两点特别重要。
   　　第一、锐意进取，不断加强自身学习，提高业务能力。
   　　办公室人员是部门领导的左膀右臂，直接影响到领导的工作效率。不仅工作态度要好，善于处理各方面的关系，而且自身的能力、水平要高。要做一名优秀办公室管理人员，首先要发挥主动性和积极性，不要像个闹钟，扭一下，转一下，有问题要自己寻求答案；其次要有较强的组织和表达能力，多思考，说话、做事要有分寸，又要有水平；最后要有耐心。办公室工作很繁杂，有时好比是七个壶七个盖，你要同时保证每个茶壶上都有一个盖。比尔.盖茨说过，“办公室人员要能胜任公司的各种复杂的工作而不厌其烦”。因此，必须不断学习，提高自身的业务素质。
   　　第二、坚持不断创新，逐步完善工作机制，反对因循守旧。
   　　创新是办公室工作的持久动力。办公室工作要善于找到和找准全局工作的突破口，在创新上下功夫。办公室工作包罗万象，消防长安工程、治安管理、部门方针目标、劳资、人事的、教育培训、规章制度制定和执行等等，制高和创新点很多，关键是要不断解放思想，勤于思考，勇于实践。
   　　一是思维观念要创新。思想是行动的总开关。思想保守，观念守旧，办事过于谨小慎微，那么讲创新，也就只会是空口号；想有为，也不可能有大作为。所以必须解放思想，只要是符合“三个代表”的要求，只要能更好地促进办公室工作，就要敢于突破陈规，破除一些不适合形势发展的旧框框，放开手脚去干。
   　　二是制度建设要创新。没有规矩，不成方圆。有了制度必须执行，一令既出，雷打不动。唯有如此，制度才有权威，人们的工作、言行才有约束。制度是人定的，随着形势的发展，也应不断健全完善和创新，绝不可能一成不变。在制度建设创新中，特别应当高度重视激励约束机制的创新和落实。有功不奖，或奖而不当，就会挫伤人的积极性，自我松懈；有过不罚，或罚而不准，就会使人产生惰性，无所顾忌。如此一来，虽有重律
   　　，仅同空文。所以，制度建设要创新，更要重视创新后的落实。评价制度创新的标准不在于制定得多么细，多么具体，而在于是否紧扣工作需要，堵塞管理上的漏洞，是否真的达到了按章办事、奖勤罚懒的效果。
   　　三是服务方式要创新。办公室是一个纯服务部门，不能只满足于日常的服务，服务方式也必须创新。要多考虑如何更好地创新管理，开源节流，加强基础设施建设，保证办公室正常高效运转。同时，参谋要参到点子上，既要想领导之所想，又要超前思考，想领导之未想，从浅层次的被动服务中向深层次的主动服务转变，事前、事中、事后都要主动介入，紧扣领导的思路、想法、指示等加以完善和细化，力争提供可借选择的方案让领导决策；同时既要考虑一项决策带来的正面效果，又要考虑可能产生的不利因素，经常深入基层，调查研究，总结成绩不夸大，反映失误不缩小，为领导科学决策提供准确的依据，提高领导对参谋意见的选用和参谋建议向决策的转化率，不断提高服务质量。协调要协调到面上，形成合力。要全面权衡利弊，缓解利益冲突，使有关各方面形成共识，达成可接受的方案，调动方方面面的力量，凝聚合力，共同干好工作。督查要一抓到底，推动重大决策见实效，为群众谋利益。
   

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