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谈谈为地方志编纂服务的二次文献工作
“盛世修志”是我们民族文化的一个优良传统。党的十一届三中全会以来，承平日久，百废待兴，编纂社会主义新方志，也在全国范围蔚然成风。
地方志为一地全史，作为历史文献要流传后世，取信于人，就必须以确凿无误的资料为依据。方志又被称之为地方官的“资政要览”，地区性的“百科全书”，本身就有资料性质，资料是方志的基础。新方志编纂，重视这一基础工作，省、市、地、县各级修志机构，都组织大批专门人员，并发动群众，广泛深入地搜集、整理各种方志资料。近年来，到全国各级各类图书馆、档案馆、文化馆、资料室，查阅地方文献的读者显著增多，方志纂修人员时常辐辏而来。作为图书资料工作者，要作好这方面的服务工作，很得费一番心思。
方志资料的复杂，搜集整理工作的艰巨，主要表现在以下几个方面：
一、内容复杂。地方志系地方性“全史”，包括一地自然与社会的全部历史和现状，既有人文科学，如政治、经济、文化、教育、艺术、风俗、习惯等方面资料；又有自然科学，如天文、气象、地理、资源、物产、生产技术、创造发明等方面的资料。而这些方面的内容又相互交叉，彼此渗透，资料搜集整理难度很大。
二、形式多样。由于资料记载形式不同，需要从各种类型载体中搜集。方志资料一般有三种记载形式，即文字资料，包括图书、档案、报刊、地图、碑刻、家谱等；实物资料，包括遗址、古迹、金石文物、建筑、纪念品、革命文物等；还有口碑资料，包括民歌、民谣、方言、传说、故事等。这些不同形式的资料，搜集的途径、记载的方法、保存方式均不相同，最后要统为一体，很是不便。
三、地域性强 。方志有地区的限制，不允许区外资料掺入。在浩如烟海的古今文献中寻找有限的地方资料，必须对材料作出地区范围的辨析，而地域沿革、建置分合，最不可考，资料鉴别亦一难题。
四、时间范围大。 方志记述历史，又记载现状，从古到今，时间跨度极大。资料工作要了解现状，也要追溯历史；既要注意各类事物的横向并列关系，又要考虑纵向的历史联系；一方面要搜集资料，另一方面还要编织出一个小小的又是多维交错的资料网。
一部方志，涉地有限，大不过一省，小者只弹丸小县，然麻雀虽小五脏俱全。方志这种小而复杂的特点，给资料工作带来很大困难。编写人员普遍反映资料难找，查阅效率不高。有的人翻阅一大堆书刊，获取资料极少，甚或一无所得。即使有一定文献修养的人，对于这样复杂的资料工作，同样会一筹莫展。资料工作的速度和质量，关系整个编纂进度及质量，编纂人员和修志机构也曾多次请求能提供一些更为便利的检索途径，以尽快编写出无愧于时代的新方志。面对如此殷切的社会需求，各级各类图书资料单位义不容辞、责无旁贷，应当想方设法为方志资料工作扫除障碍。近年来，为解决方志资料查找困难的问题，我们采取了一些措施，其中比较有效的则是二次文献服务。
图书资料工作中的二次文献，就是把分散在书籍、报刊、档案等文献中的材料，按照一定的分类系统整理编排，通过目录、索引、文摘等形式，提供给读者检索利用。二次文献具有系统、精炼、方便、迅速的特点，它好比排球运动中的二传手，具有组织和调整作用。方志资料纷乱复杂，然一旦编成目录、索引等二次文献，就井然有序，读者便可一索即得。虽说方志资料分布零散，但对我们图书资料人员来说，毕竟还有一套对付它的手段，搜集起来总是容易些。我们花数人数月时间，却省去众多读者的大量劳动，使方志工作者精力集中在资料的分析和志书的编写上。基于这种认识，我馆根据编纂陕西省农业志的需要，利用馆藏丰富的农业文献，查阅了1911年至1966年的所有农业期刊、书籍、资料，搜集了有关陕西地区农业生产各个方面的材料，制作了约3，000多张文献卡片；然后筛选出2，500多条题录，依照《中图法》分类，各类中以时间为序，编制成“民国时期”和。“1949—1966年”两个历史阶段的《陕西省农牧业资料索引》，受到编纂地方志同志的欢迎和好评。陕西林研所同志反映说：“我们几个月未查到的资料在这里一下就查到了，希望将这项工作继续下去。”目前，我馆已为本省地方志工作编制了数种有关书目和报刊索引，今后还将继续坚持此项服务。
但是，正如上文所言，方志资料涉及面宽，远远超出图书资料以外，还需要档案馆、文化馆及地方各方面的通力合作，共同建立起地方二次文献系统，才能满足方志工作和研究地方问题的需要。据初步设想，构成一个比较完整的地方二次文献系统，需要有关单位分别做好下列几方面的基本工作。
1．编制地方书目和地方图书资料索引
在大量的古今图书中，纯属一地的书籍总是极少数，因此，更增加查找的困难。只要无遗漏地组织起一个小小的地方书目，或者简单的书单，也就免去方志编纂人员和读者们“大海捞针”之苦。
对于大量分散在其它书中的资料，图书馆可提供线索，由方志编纂机构分类汇编，制作成《方志文献参考资料》或《地方文献资料汇编》等一次文献形式，其书目亦收入地方书目之中；或者只注明资料所出的书、篇、章、节、段，并附页码，作成地方图书资料索引。这样，大体可以网罗尽图书中的地方材料。
2．编制报刊地方资料索引
图书类文献一向排斥“不登大雅之堂”的乡土材料，刊物报纸则不拒其细微和卑陋，有些报刊就专为地方而设，包含着大量地方材料，是方志资料库。新方志一个重要的改革就是“略古详今”，把记事重点放在近代和现代。而作为晚出的文献形式，即报刊杂志的诞生和发展这个时期，可给地方近代现代事业发展提供各种资料。搜集地方资料的重点应放在报纸和期刊方面，特别要重视利用旧刊和过刊，这类刊物情报价值因过期而降低，而它的历史价值又随时间而升高，正适合方志利用。
报刊种类繁多，所含资料又极为芜杂，暇玉互见，真伪莫辨。先得筛选鉴别，去伪存真，再编制“报刊地方资料索引”。索引的类目体例要根据地区特点和范围大小适当安排。一般地说，省、市地方文献，内容充实，涉及面广，分类设目宜详细、层次宜分明，可参考图书分类法和当地拟纂方志类目，既要明晰实用，又要力求分类科学；地、县区域狭小，资料本来不富，设立类目可以省便，层次不必求细，以免叠床架屋，虚置类目。至于个别小县资料索引，按照行业分类，也就可以了。
3．编制档案资料目录索引和各类统计图表
地方党政部门的档案馆，工矿企业和事业单位的档案室、资料室，均保存有大量地方资料。以往档案工作，注重保存，不注意利用，使许多可以利用的资料窒息在档案柜中，成为“死材料“。有些单位档案，缺乏科学管理，资料编目只便于“存”，而不便于“查”；甚至不作登录，材料归档，如石沉大海，再也无法利用。这种情况要尽快改变。存档材料要有便于检索的目录组织，在一定范围内提供查阅。对于那些已失去保密意义的资料，可编成资料索引，以便流通使用。对有连续性的较为系统的资料，还可以进一步整理，编制成统计图表，按规定查阅或流通。这样有利于档案的保存和使用，资料的文献价值也随之提高。陕西省档案馆编制的《民国时期陕西省农牧业资料索引》和陕西省农牧厅编制的《陕西省建国三十五年农牧业主要统计数字表》等，就很受方志编纂人员欢迎。
4. 文物资料和口碑资料的登录、编目
这两类资料包含类型都很复杂，对于编写地方志都有重要参考价值，有的还要直接记入志书。各地博物馆和文化馆过去都收存了一部分这类资料，结合编纂地方志工作，可进一步深入调查采访，以清“家底”。文物资料保存，逐项著录，然后统一编目；口碑资料察访中要随时记录和录音，然后整理成文，编目，提供给方志工作利用。
5．建立地方文献资料联合目录
在以上四方面工作的基础上，可以考虑编制地方文献资料联合目录和索引。其分类设目，从地方全局发展出发，不必过于迁就方志类目。编制地方文献联合目录，是地方文化事业的一项重要的基本建设，各地政府有关部门应当加以组织和领导。
〔出处〕 图书情报工作 1986（2）图书与情报 1986（1-2）
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