高校学院档案工作问题及对策探讨

高校学院档案工作问题及对策探讨

　　高校学院档案工作问题及对策探讨

　　高宇静

　　（云南经济管理学院，云南昆明650106）

　　摘要：随着时代的发展，我国高校学院在进行档案管理工作时也出现了一些问题。众所周知，高校的档案是具有十分重要的历史参考价值的资料，它能够准确地记录学院发展的真实历史进程，所以做好学院的档案工作十分重要。本文就高校学院档案工作中出现的问题以及对策进行探讨。

　　关键词：档案工作；高校学院；问题及对策

　　作者简介：高宇静（1979-），女，陕西汉中人，本科，馆员，研究方向：档案学。

　　随着时代的发展和社会的进步，我国的科学技术得到快速的发展。目前在我国知识、历史等信息资料主要是依靠档案作为载体，它能够促进国家的经济发展，为国家的发展提供重要的历史证明。在高校学院中的档案工作，主要是进行学院教学、管理与科研等活动项目的历史记录，累积形成具有参考价值的历史资料，进而真实地记录学院的发展历史，为高校学院的发展提供最可靠、最原始、具有权威性的信息资料。学院的档案工作是高校各项工作的基础，也是衡量科研能力、管理水平、教学质量的重要指标，因此高校要做好学院的档案工作。

　　一、高校学院档案工作中出现的问题

　　随着社会的发展，高校建立学院，以应对高校内部的管理体制变革。随着新课改的发展，高校开始进行管理体制的深入变革，从系到学院的转变，把高校的管理重心逐渐下移，同时对高校学院的档案管理工作突出更高标准的要求。不同高校领导对档案工作的重视程度不同，导致不同高校学院档案管理水平各不相同，档案管理能力层次不一。目前，高校学院档案管理工作中出现许多问题，影响着高校的发展。具体出现的问题如下。

　　1.高校学院领导对档案工作的重视程度不够。首先，高校学院档案管理工作出现问题是因为学校的领导对档案工作的重视程度不够，大多数高校领导并没有认真对待和抓紧进行档案工作，没有正确认识到档案工作的重要性。这样在高校的各项工作中，学院领导比较重视的是高校的教学工作和科研工作。对于管理工作，相对来说，是围绕着科研和教学的管理工作进行的，档案的管理工作并没有得到足够的重视，虽然档案自身具有专业性和独特性的特点，但是高校的领导并没有意识到档案对高校发展的重要性。这样，许多档案工作没有得到高校工作的一致认定，在平常的工作中也没有专门的负责人进行档案管理工作，这样就导致学院的档案资料保存不完整，无法对高校的发展提供重要的资料。

　　2. 高校学院的档案管理人员整体素质有待提高。

　　在高校的管理干部中，管理人员的流动性比较大，这样在档案管理的工作中，负责人员经常进行变动，这样对档案的管理工作有所懈怠。调查发现，一些高校比较重视档案管理工作，其中档案中记录着每次的工作会议、重要事项安排等计划。对于档案管理的工作人员，学校也组织其进行专业培训，但是由于学院的档案管理人员经常进行调动，这样就导致培训工作无法起到良好的效果，一些新调动过来的管理人员的专业档案管理业务比较不熟练，无法真实地了解高校的信息流动情况。另外，有些高校的档案管理人员是兼职工作者，他们在实际的档案管理工作中没有较强的责任心，对档案工作没有投入足够的精力和时间，没有好好对待相关的档案管理业务培训活动，进而在档案管理的过程中也不能很好地了解和钻研档案信息，无法保证档案管理的质量，档案管理人员的素质有待加强。

　　3.高校学院档案管理工作缺乏规范性。在档案管理工作中，国家政府已经出台了一些具有规范性要求的文件，要求高校要根据自身发展的需要和实际情况进行档案建设，建立标准的规章制度进行档案管理指导，并能够保证档案管理工作更具规范性。但是，在实际的高校档案管理工作中，学院并没有按照出台的制度和指令进行规范性的档案管理，比如说，一些高校领导在进行重要文件批阅和签发的过程中喜欢用铅笔或者是红笔进行书写，用笔不够规范；同时档案的完整性和齐全性也存在问题，很多高校领导没有基本的档案管理经验，这样就容易在工作中将重要的档案资料当成垃圾扔掉，不利于档案的管理工作。

　　4.高校学院应该要加强电子档案工作。网络时代的带来，使各种电子化、信息化技术进入高度发展时期。目前，网络的普及和先进性使部分高校工作人员即使不到学校也能够及时查阅相关的档案资料，这样就体现出档案电子化的重要性和优越性，大大节省了工作人员的时间浪费，提高工作效率。目前，高校学院的领导工作人员在进行档案管理时，主要是采用纸质档案管理方式，在电子档案管理中经验还不足，存在一定的缺陷。高校的档案管理工作人员对于电子档案的工作模式还没有准确认清，主要体现在两方面：一方面是其没有重视档案电子化管理的归档工作，忽视了电子档案的归档和提交工作，只是单方面重视纸质档案的整理和收集工作；另一方面是档案的管理工作人员在进行电子档案归档的过程中，无法准确地将领导或者其他部门起草的纸质材料转变成电子档案材料，因此没有很好地利用电子档案。

　　二、高校学院档案工作解决问题的对策

　　1.提高高校学院领导对档案管理工作的重视程度和管理水平。为了解决高校学院档案工作中的问题，首先应该要提高高校领导对档案管理工作的重视程度，使其能够将档案工作列入日常的学院议事程序中，同时要安排专门的档案工作管理者，专门进行档案的管理工作。不同的学院领导负责各自不同的任务和职责，这样也有利于对领导进行考核，同时能够表现出学院对档案管理工作的重视程度。为了能够提高学院领导的管理水平，还应该组织学院领导进行不定期的档案知识学习和培训，使其能够了解档案工作，强化对档案管理的意识，进而重视档案管理工作。

　　2.提高档案管理工作人员的素质。在高校的档案管理工作中，应该要努力提高档案管理人员的素质，使其能够在工作中掌握基本的档案管理知识。学院要对档案管理工作的人员进行合理安排，按照实际情况配置兼职或者全职的档案管理人员，使其能够在工作人员调动的过程中及时补充人员接管工作，这样能够有效地解决由于人员调动导致的档案管理问题。在培养档案管理人员的素质时，应该要结合定期培训和业务指导工作，使员工能够在培训和实际的工作中总结工作经验，加强对档案管理的认识，不断培养自身的素质。这方面，学院可以请专门的档案管理专家进行当面培训，使档案管理人员能够有效地学习档案的基础理论知识以及相关的法律条文，加强档案管理人员的专业水平；同时学院也可以组织档案管理人员去校外的档案馆进行参观学习，这样专门的档案管理人员利用一些具体的案卷进行档案管理的实际操作讲解，学院的管理人员能够比较详细地了解档案资料的形成过程，进而能够有效地进行档案归档和管理，加强档案管理人员的业务训练，使其能够在档案管理的过程中提升自身的素养和专业水平。

　　3.树立正确的高校学院档案管理意识，并建设完善的规范管理制度。在高校的档案管理工作中，应该要加强对相关的法律宣传工作，使全校师生能够认真学习档案管理知识，定期对学院的档案管理人员进行岗位培训，使其能够加强树立正确的档案管理意识，并推广到全校师生，使大家能够认真对待资料归档的工作，并加强建设完善的档案规范管理制度，明确规定如何进行档案资料的收集程序、收集范围、收集方式、相关的奖惩制度等，这样能够保证档案资料的完整性和准确性。档案管理的工作人员内部要建立相关的岗位责任制度，这样通过责任制，档案资料的收集、归档、整理工作可以责任到人，同时学院还要加强对档案管理人员工作的监督，这样能够有效地提高档案管理工作的规范性和及时性，提高工作效率。

　　4. 采用科学的管理模式进行电子档案管理工作。

　　为了提高高校学院档案管理工作的质量，应该要加强推进档案的电子化管理工作，这样能够通过信息技术和计算机技术进行档案的整理、归档工作，提高学院的档案管理工作水平，同时还要在学院建立多元化的、灵活性的电子档案管理系统，并利用合理的、科学的管理模式进行管理，这样能够有效地提高工作效率。学院采取电子档案管理的模式，主要是两种，一种是采用分散式的档案管理模式，这种模式主要是把学院作为整个档案管理的子系统提供分散管理和服务的模式。众所周知，每一个学院基层都有各自的网络资源，学院的资源、管理方向、科研教学等文件通过校内的网络平台可以集中发布给校内外以及社会环境中去，这样能够方便用户查询，同时学院还应该要请专门的人员进行管理，将学院的各种文件资料电子化，经检查无误之后上传到服务器，并在日常进行分类管理，定期对档案进行更新和维护工作。另一种是集中式的管理模式，这种模式主要是以高校的档案馆进行集中档案管理的模式，高校档案馆能够集中高校的所有档案资料，并通过自身的优势进行专门的档案管理，建立有效的档案信息网站，将可以公开的档案信息和资料通过校内的办公系统进行发布，这样校内外以及社会中的用户能够充分利用这些资料信息，高校档案馆对档案资料进行统一的管理和维护工作。

　　高校学院的档案工作对高校的发展具有十分重要的影响，因此在实际的学院档案管理工作中，应该要提高对档案管理工作的重视程度，相关的管理人员要加强专业知识的培训学习，努力提高自身的素质，建立规范的管理制度，使高校的管理人员能够提高管理水平和能力之外，有效地推行电子档案管理模式，不断地提高档案管理的工作效率和质量，保证高校的档案完整齐全，并能够为学校发展提供有效的历史资料证明。

　　参考文献：

　　[1]胡艳芳。高校学院档案管理工作问题研究[J].思想战线人文社会科学专辑，2013.

　　[2]潘冬梅。浅析如何加强高校档案管理工作[J].黑龙江省政法管理干部学院学报，2009.

　　[3]杨萍。浅谈高校档案管理存在的问题及对策[J].中共郑州市委党校学报，2011.

　　[4]陈旭东。浅谈高校档案管理工作存在的问题及对策[J].哈尔滨金融高等专科学校学报，2010.

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