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浅谈公文处理工作中的几个问题
浅谈公文处理工作中的几个问题李勇
公文处理工作的水平，不仅反映了公文处理人员的素质，也反映了机关的工作水平和工作作风。提高公文处理的水平，能够有效地提高机关工作效率，体现国家机关形象。在公文处理工作中，笔者经常遇到一些问题，现将这些问题提出来，与大家共勉，希望能够为提高公文处理质量发挥一点作用。
一、文种的使用问题
文种是内容性质、具体功用相同的同类公文的规范化名称。在行政公文标题的三要素中，文种是必不可少的。正确认识不同种类行政公文的性质、作用和适用范围并恰当地选择使用文种，是做好公文处理工作的关键之_，它直接影响到公文的规范化和严肃性。文种使用准确的行政公文，能有效地体现其权威性和约束力，提高行政机关的办事效率。
现行的《国家机关公文处理办法》明确规定了行政机关公文的种类有十三种，其中如命令（令）等一些文种在一般行政单位用得较少。比较常用的下行文文种有通知、通报、意见等等，这一类公文在处理过程中也较少发生问题。最为常见的问题一般出现在平行文和上行文中。
不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项一般用“函”。但在实际工作中，很多单位为了体现对对方单位的尊重，在请求批准审批事项中使用“请示”这一文种，这是一种典型的错误。
上行文有三种文种：请示、报告、意见。请示是适用于向上级机关请求指示、批准的文种。报告是适用于向上级机关汇报工作、反映情况和答复上级机关询问的文种。意见比较特殊，可以适用于上行文、平行文和下行文等，意见作上行文时，一般应是下级机关对重大问题提出的见解、解决问题的办法作为建议请求上级机关批转、转发。在文字表述上更应把重点放在解决问题的办法、措施上。另外，应当特别注意，要体现部门负责的原则。凡是本部门职权能解决、能办到的事项，不必在意见中出现。本部门能做到的办法、措施，没必要再向上级建议。只有自身无法解决，本部门、单位的工作涉及其他部门，超出自己职权范围的事项，才在意见中表达清楚，争取上级机关认同，以上级机关名义批准、同意、批转、转发，达到促进工作的目的。
在上行文的草拟过程中，很多公文处理人员没有准确把握文种的定义，随意而为。一种情况是错用文种，口头语中，习惯性地将上行文称之为“报告”。领导交办下来要求就某一件事写个“报告”给上级机关，于是公文草拟人员便不看公文的实际内容而将文种定为“报告”。第二种情况，随意自创文种，请求上级机关批准便是《关于×××的请求》，汇报工作便是《关于×××的汇报》，解释某一具体事件便是《关于×××的说明》或《关于×××的解释》。
公文处理人员首先要严格遵照国家关于文种选用的规定，熟悉每一种文种的定义。一要准确把握公文发文的目的。如在上行文中，请求上级机关对有关事项给予指示、批准或答复的，用“请示”；不要求上级机关答复，只是下情上达，陈述情况的，用“报告”。二是要熟悉机关的组织系统、领导关系和职权范围，准确把握行文关系。如《国家行政机关公文处理办法》第十五条规定：“除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。”“部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。”
总之，行政公文文种的选择应严格按照党和国家的公文处理规定，根据制发公文的目的、制发机关的权限、收发文之间的行文关系，认真领会每一个文种的性质和适用范围，从而选择正确的、合乎行文目的和要求的文种。只有这样，我们才能适应形势的发展，对公文文种功能性质不断进行调整，从而维护机关单位之间的正常工作秩序，促使公文处理规范化。
二、公文文字处理的问题
部分公文存在语言过于口语化、方言化，逻辑性不强，以及公文标题不能准确全面地概括公文内容等问题，尤其是有的请示性公文动辄先谈意义，看了三五页纸都不知道行文的目的，毛泽东同志在《反对党八股》中说：“我们的同志……写文章，做演说，著书，写报告，第一是大壹贰叁肆，第二是小．二三四，第三是甲乙丙丁’第四是子丑寅卯，还有大ABCD，小abcd，还有阿拉伯数字，多得很！”这种现象至今还不同程度的存在，没有完全体现公文精简、高效的基本原则。
毛泽东同志认为公文写作要起句立意，开门见山，使阅者一看公文开头的第一句、首段，就明确意识到该文件的主旨所在，以使阅者立刻进入文境。他在亲自起草的《纠正文字缺点》中要求，“一切较长的文电，均应开门见山，首先提出要点，即于开端处，先用极简要的文句说明全文的目的或结论，唤起阅读者注意，使阅者脑子里先得一个总概念，不得不继续看下去”。这也是公文写作的技巧所在。
在公文处理过程中，还经常见到错别字、标点符号错误、一般常识错误等问题。如，“无尚的光荣”，“再接再励”，国家××局发布的“关于×××××的通知”，人事部、国家××局授予×××同志为《全国××××先进工作者》称号，关于请求×××××的请示，省委书记、省人大主任×××等等。
为防止出现类似问题，公文写作人员必须具有丰富的知识，不仅包括本行业的专业知识，还应包括社会科学知识和自然科学知识，以及生活常识。而获取知识的唯一途径就是学习。毛泽东同志在《工作方法六十条》中提出，干部应该“学点自然科学和技术科学；学点哲学和经济学；学点历史和法学；学点文学；学点文法和逻辑”“一个革命干部，必须能看能写，又有丰富的社会常识与自然常识，作为从事工作的基础和学习理论的基础，工作才有做好的希望”。这是对公文写作人员的最基本要求。
三、公文处理的程序问题
《国家行政机关公文处理办法》和有关细则、标准对公文处理的程序做出明确的规定。但笔者在与部分单位办文人员的交流中，发现很多单位办文不按程序处理。普遍的现象是公文不经过办公室（文秘部门）的审核，便由负责草拟公文的职能处（科）室直接交由领导签发，在领导签发后，再交由办公室（文秘部门）处理，使办公室（文秘部门）无法把握公文的动向，失去协调工作的良好时机而陷入被动；或者公文的签发是在主要负责人签发后再交给分管负责人，这不利于分管负责人提出修改意见，从而影响公文的质量，导致工作开展的不便。还有很多单位发文都是直接寄送到有关单位的对口部门，部分公文没有经过办公室（文秘部门）的收文程序，即收文登记、初审和拟办等程序，直接由所在处（科）室承办，使办公室（文秘部门）无法对公文承办情况进行督办检查。遵守发文、收文、归档等办文程序，是提高办文质量，提高工作效率的有效途径。创制公文、传递公文、办理公文、处置办毕公文、管理公文等公文处理基本任务的完成，都有其特定的程序，对每一道程序的敷衍塞责，甚至忽略，都会留下一些矛盾和问题，给公文质量和后续工作的开展带来一定的影响。因此，在工作中，我们要严格按照《国家行政机关公文处理办法》、《档案法》和《保守国家秘密法》等相关法律法规、标准的规定和要求，发文坚持草拟、审核、签发、复核、登记编号、膳印、校对、核发、用印、封发等程序；收文坚持签收、登记、初审、拟办、批办、分办、承办、催办等程序。上述程序是相互衔接、前后照应的，一环扣一环，是一种接力赛式的群体行为。不顾办文工作各个环节之间的内在联系，人为地打乱工作流程，或者各个环节的工作没有很好配合，彼此脱节，这些实际上都是不尊重公文处理工作的客观规律的行为。
在收文、发文等程序完成之后，应严格按照《机关文件材料归档范围和保管期限表》的规定对公文进行鉴定、销毁或归档，对于涉密文件应按照《保守国家秘密法》来处理。
总之，公文处理人员应努力提高自身的政治素质和文化素质，严格按照《国家行政机关公文处理办法》以及有关标准的规定和要求，从办文程序、文件格式、文件内容等方面努力提高公文质量和工作效率，在民众面前树立政府机关的良好形象。
（作者单位：湖南省档案局办公室）
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