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论普通中学财务档案不实现象的预防

时间：2023-02-27 03:16:20 会计论文我要投稿

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论普通中学财务档案不实现象的预防

　　论普通中学财务档案不实现象的预防
　　
　　作者简介：吴学知（1964-），女，湖南湘潭人，主要从事财务档案研究。
　　
　　吴学知
　　
　　（湘潭市第二中学，湖南湘潭 411100）
　　
　　摘要：普通中学的财务档案是反映学校经济运作的重要证据，是否真实完整，直接影响到学校教育事业的发展。如何管理好财务档案，避免信息不实，是学校管理中所面临的一个重要问题。
　　
　　关键词：中学；预防；财务；档案；不实
　　
　　中图分类号：G62文献标识码：A文章编号：1674-5884（2013）04-0008-03
　　
　　普通中学的财务档案既是反映学校经济运作的重要证据，又是学校档案的重要组成部分，是否真实、准确、完整，直接影响到学校教育教学的开展。财务档案管理成果同学校整体管理的有机结合，决定了学校资源配置的取向和模式，影响着本校工作决策的实现和管理效率。从微观上看，会计档案信息关联着学校的资金运转和教学活动；从宏观上看，它为国家宏观教育管理提供最基础的数据，影响着教育兴邦长期战略目标的实现。随着我国教育体制改革的进一步深入和社会科技信息化的不断进步,普通中学在财务档案的收集、利用、管理等多个方面的工作上也面临着新的问题和挑战。如何在新时期做好学校的财务档案管理工作,推动学校财务档案工作更好更快的发展, 避免会计信息不实，成为各个学校管理工作中需要认真探讨和解决的重要问题。
　　
　　一学校财务档案不实原因初探
　　
　　1.粗放的管理模式让财务档案信息不实变得容易
　　
　　我国的普通中学，基本上属于国家所有、校长负责管理的模式，这种管理权和所有权的分离，导致学校的管理者与所有者在利益的实现上有不一致的期望。民间有“铁打的学校，流水的校长”之说，校长常换，导致一系列短视行为的发生，希望在短期内达到骄人的成绩指标，而忽视学校的长期发展。在这种背景下，校长可能滥用职权，以权谋私，要求或者迫使相应的财务会计人员按照其意图，修改会计信息，使其在相应时间内达到要求的某种状态，财务不实就不可避免了。更有甚者，个别学校为了小团体利益，假账真算，真帐假算，造成账实不符。一些应当建账的不建账，或账目混乱，不按制度规定设置会计科目，使用凭证和账簿，编制会计报表等。还有些学校，内部管理混乱，财务收支失控，私设“小金库”，账外设账，等等。
　　
　　我市相当一部分学校，未设置财务管理机构，没有专门的会计档案管理员，档案工作由不同人员兼职，如会计档案的装订由各会计人员完成，档案的归档由办公室人员完成，档案的查询由资料的形成人员负责，等等。由于工作的分散，造成档案管理工作一系列的不规范，加之设施也不完善，财务档案没有专门库房，没有档案检索工具，查找不方便。纸质档案和电子档案未能同步归档，致使向学校档案管理机构移交的仅为纸质会计档案。另外，会计档案的鉴定、销毁工作往往不受重视，大有无人来销、无人敢销的局面，即使超过保管期限数年，也不愿销毁，导致学校会计档案的鉴定销毁工作难以开展，从而影响了档案整体工作的质量和效果。这种管理模式下的财务档案，自然不能如实地反映学校的真实财务状态。
　　
　　2.对档案管理工作的重要性缺乏认识使财务不实成为可能
　　
　　财务档案工作是保存历史，服务现实，承上启下的一项重要工作，对学校管理的影响往往是间接的，短期内似乎无损学校成绩，因此有的学校负责人根本不重视这项工作，存在应付思想，抓不抓无所谓，认为会计工作就是收收支支，一切都是自己说了算，不影响什么。部分学校，财务工作过程中大量原始凭证的整理被认为是件浪费时间和精力的事情，根本不把财务资料的整理归档工作列入议事日程。不重视会计人员的业务学习和会计知识的更新换代，导致学校会计人员对会计基础知识和会计基础工作缺乏了解，使会计核算工作的各个环节与会计制度要求不符，影响了会计工作水平和经营管理水平的提高。主观上不重视，该建立的财务档案没有建立，该保留的财务档案没有保留，该销毁的垃圾材料没有销毁，学校的财务档案怎么能不混乱？在这种情况下，展现在我们面前的学校财务档案在某些方面出现不实，当在意料之中。
　　
　　3.工作人员自身素质不高使财务档案不实出现机会
　　
　　会计人员的素质包括职业道德素养和业务素质两方面。从道德素养方面来看，会计从业人员应具有客观公正反应会计信息的品质，不受相关领导违背财务法规制度的错误意愿制约。然而，在现行的普通中学体制中，校长决定一切，学校所有工作人员职位的提升和岗位的调整都离不开校长的态度，不少会计人员出于自身政治前途的考量和经济利益的权衡，往往会妥协于相关领导的诉求，不再或者不能坚持国家会计原则，配合操作不规范的会计举动，造成会计信息的不实。更有甚者，个别财务人员在自身利益的驱动下，置国家利益于不顾，违背领导的意志，私自隐瞒甚至修改、销毁某些财务信息，从中渔利，也可能造成会计档案的不实。
　　
　　从专业素养来说，由于会计制度的繁多性，从业人员应该对现有的会计准则做到最基本的掌握。会计制度本身也在不断完善和发展，会计从业人员需要不断地去学习，更新知识，熟悉新的制度，来达到合理反应主体会计信息的目的。目前，由于学校会计人员的学历层次普遍较低，没有受过系统的会计理论知识的正规训练，不少是半路出家，搞不清科目、账簿和会计报表之间的对应关系；也有的会计人员虽然有一定的业务水平，但缺乏学习的自觉性，长期忽视学习新的业务知识和会计法规，使其业务素质停滞不前甚至更差。此外，还有的会计人员尽管掌握了一些相应的知识，但因缺乏应有的职业道德，不认真执行制度，降低工作标准，造成会计工作的不规范。
　　
　　目前，我市许多中学没有专职的财务档案管理人员，大多数是由会计人员兼管，没有经过档案业务知识的专门培训，缺乏档案管理工作经验，对财务档案的归档范围和标准不清楚，不懂得档案的基本操作规程，使得整理出来的财务档案质量不高，难以保证档案的完整性和安全性，使会计信息没能得到正确的反应。
　　
　　就湘潭市二中的情况来看，作为省级示范性高级中学，财务管理相对比较规范，然而过去很长一段时间财务档案也是由会计兼职管理。由于学校建校历史超过90年，时间跨越久远，累积财务账目资料繁多，保管不容易，给财务档案的管理带来一定的难度。又因为学校规模庞大，工作量多，人员编制又十分紧张，人事变动频繁，很多时候都是各自保管自己经手的年度会计档案，再行归建，导致系统性、完整性与上面的要求存在一定的距离，也不能完全避免财务档案在某一些方面不实现象的出现。
　　
　　4.社会大环境不佳让财务档案失实终成现实
　　
　　首先，国家财务档案管理的法律法规有待健全。社会在进步，教育在发展，与之相适应，财务管理法律法规也要不断完善，以适应学校财务实际。社会复杂纷繁，学校千差万别，加之近些年与原有社会制度有差距的民办学校也如雨后春笋般涌现，在实际操作中，总会遇到很多国家财务制度上尚未规范的情况，存在这样或那样的漏洞，这就给了会计从业人员很多想象余地，充分发挥“聪明”才智，打擦边球，制作假账目，为会计信息不实提供了条件。而且，国家相关法律法规常常过于抽象宽泛，缺乏实际操作细则，账目造假如何定性，什么程度的违规需要受到处罚，受到怎样的处罚，没有明确的定性，都有人为把握理解的空间。另外，不少地区政府出于地方保护主义的需要，出台了一些相对宽松的土政策，抵消了国家相关法规制度的制约。这样一来，在很多地方，财务造假的惩罚力度远远不够，造假成本的低廉让不少学校敢于冒险。
　　
　　其次，职能机构监督不力。国家相关职能部门如教育行政、财政、审计等机构的监管，因为这样或那样的原因而呈现局限性，对学校会计信息的监督无法规范到日常运作的程度，监管范围非常有限。有些主管部门没有负起监督、检查的责任，部分中学的财务档案工作实际上处于无人监管的境地，制度是否健全，工作是否规范，核算程序是否符合要求，无人问津。或者虽然有一些监督，但有的是专项检查，有的是走过场，大多应付了事，缺乏对基层学校会计档案工作的全面监督和指导。而且，有些外部审计，其工作的客观独立性也有瑕疵。有时基于成本收益的考虑，简化某些必要的审计程序，忽视了某些账目的风险；或者更加恶劣的，为了不丢失审计客户而妥协于学校对会计信息的陈述，等等，都会使财务档案不实出现可能。
　　
　　二普通中学财务档案不实现象解决办法
　　
　　1.充分认识学校财务档案管理的重要性
　　
　　学校财务档案有着极其重要的作用。首先，为政府制定教育发展计划、作出决策提供可靠的信息。其次，为保护国家财产、监督执行国家财务制度、查处违规案件提供有力证据。再次，为学校运作和财务管理提供决策依据。最后，为研究会计历史和教育发展提供资料。
　　
　　既然财务档案如此重要，学校必须把财务档案管理工作当成本部门的一项中心工作任务来对待，合理保存各类会计凭证及其他财务数据材料；相关监督部门也要加强检查力度，避免财务档案不实现象的出现。
　　
　　2.加强制度建设，理顺学校财务档案管理机制
　　
　　财务档案工作是会计工作的组成部分，必须遵循会计工作的管理体制。制度化是做好财务档案管理工作的基础，财务档案种类和载体的多样化特点决定了管理方法要不断改革，只有坚持与时俱进，才能适应新形势。因此，日新月异的形势对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。
　　
　　为了加强对财务档案的收集、整理和管理工作，有效地保护和利用财务档案，为教育发展服务，国家对教育财务档案要实行统一领导、分级管理。中央制定了财务档案管理办法，全国各地要切实遵循。国家还要结合我国实际情况，修改完善相关法律和规章，对现有法律法规中一些责任和处罚不明确的条款加以修改，并增加应对在现实中已经出现而法律法规中却没有涉及的情况的规定。各地方要根据“办法”的要求，结合本地区的具体实际情况制定实施细则。各学校是会计档案管理的主体单位，也是责任单位，必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的收集、立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，向制度要管理。
　　
　　为杜绝财务档案不实现象的发生，各中学要切实完善法人治理结构，主管领导要高度重视财务档案工作，实行一把手负责制，避免决策中出现“一人堂”现象，减少会计因领导操纵而造假的可能性。要建立健全与现代管理制度相适应的内部控制制度，它既是现代学校管理的重要内容，也是学校内部财务管理和会计核算的基本规范。学校要牢固树立良好的财务档案意识，在组织机构和人员设置上，严格贯彻执行《会计基础工作规范》，明确专人负责会计档案的收集、整理、归档、查阅等日常会计档案工作，实行“谁财务谁立卷、边财务边收集整理并审结卷成”的原则，认真做好这项工作，使日常会计业务处理及会计档案管理每一环节的人员之间分工科学，职责明确，形成既能相互协作又能相互监督、相互制约的机制，减少作弊的可能。
　　
　　各中学要从实际出发，不断完善“一支笔”制度。先由经办人签字，然后由财会部门审核（票据合法性、有效性等），并对原始票据签字，然后再由“一支笔”对会计事项支出与否、支出范围予以审批。
　　
　　近几年来，湘潭市二中针对财务档案管理中存在的问题，下大气力进行了整改，狠抓制度建设。我们设置了独立的财务档案室，并依据《会计档案管理办法》的要求，专门制定了“湘潭市二中财务档案管理办法”，确保财务档案管理有序，会计信息真实、完整、合法。我校的具体做法主要有以下几个方面：一是编制档案检索，包括案卷目录、全引目录、专题目录、文号目录等；二是运用计算机进行检索，确保调档迅速准确，提高财务档案管理的效率；三是建立财务档案统计台帐，如财务档案查阅登记簿、文书档案汇总登记簿、财务档案数量统计台帐、财务档案移交清册等；四是将基建会计档案分开编号存放，并将各项基建合同、协议等资料作为原始凭证，一同归档。
　　
　　3.加强培训，努力提高会计从业人员素质
　　
　　学校要进行相关的职业技能的培训，让财会人员不断地巩固提高自己的业务水平，扩大知识储备，以应变日益繁复的工作。同时，还要组织相关人员学习新的会计制度，做到与时俱进。会计人员是会计档案整理的第一责任人，其对会计档案规范化管理的熟知、熟练程度，决定了会计档案案卷质量的高低。因此，将会计档案管理及操作技能培训作为会计人员的岗位培训及继续教育内容，长抓不懈，使其熟练掌握会计档案管理的基本知识及操作技能，进而从源头上做好会计档案管理的规范化与标准化工作，提高案卷质量。
　　
　　学校负责人个人道德修养的好坏，直接关系到学校的整体信息诚信水平。事实证明，绝大多数会计信息档案造假，虽经会计人员之手，却是长官意志所为。因此，作为普通中学“一支笔”的校长，也必须不断加强财经法律、法规学习，自觉约束行为，用财经制度规范动手中的签字笔，不强迫财务人员做假账，确保会计信息档案真实全面。
　　
　　另外，相关部门和学校还要对会计从业人员进行有效的职业道德培训。会计职业道德即“敬业爱岗，熟悉法规，依法办事，客观公正，搞好服务，保守秘密”。我们要采用职业道德教育与典型案例分析相结合的方式，增加从业人员对职业道德规范的感性认识。
　　
　　4.加强监管部门的工作力度
　　
　　要健全和完善财务监管体系，加大监管力度，加强法律监督，增加会计监督的全面性和权威性，严格会计核算程序。要强化对注册会计师的责任监管，明确注册会计师对学校会计信息档案审查鉴证的法律责任，控制学校会计造假的动机。国家财政、审计和教育行政部门，既是会计信息档案的使用者，也是财务档案真实性的监督者，务必切实履行监督职能，严格执行国家财务相关法律法规，各负其责，狠抓所辖学校财务管理。相关职能部门的工作人员，要多走动，勤督查，及时发现问题，并保持良好的沟通，及时反馈信息。同时，对于外部审计部门来说，要保证其审计工作的独立性和专业的胜任能力以及良好的职业操守，对审计客户的信息发表意见，应保持其形式上以及实质上的独立，不受相关利益部门和领导的干扰
　　
　　国家要花大力气进行“诚信工程”建设，建立诚信监管制度。监督机构要加快建立学校和会计从业人员的信用档案，鼓励守信守法者，惩罚失信违法者，促进会计职业道德的遵守。各中学的校长要带头讲诚信，我们还要充分发挥社会舆论的监督教育作用，披露失信违法典型，营造尊崇诚信的良好社会环境，使财务档案造假成为过街老鼠，人人喊打。
　　
　　5.强化学校内部监督
　　
　　制定严格的内部控制制度，能在很大程度上防范错误和舞弊，提高会计信息档案资料的可靠性。学校要强化纪检、内部审计部门以及群众的监督力度。要使内部审计充分发挥其作用，就要在学校管理结构上下功夫，保证其必备的独立性。学校要尝试建立或完善教职工代表大会制度，推举懂行的老师组成财务审计委员会，对全体老师负责。这样才不会受到财务人员和学校领导以及相关利益部门的威胁，保证其独立性，从而对学校资金运作的有效性和财务管理的合理性以及会计档案的真实性进行应有的监督。
　　
　　各中学还要建立责权控制制度及业务凭据流转规程，明确各部门和人员的职责，使各部门之间既合理分工，相互制约，又协调配合，相互联系。手续由谁签字、由谁负责，要有明确规定。
　　
　　6.加大财务违法惩治力度
　　
　　学校与社会的关系日趋复杂，经济联系越来越紧密，会计处理方式需要与之相适应。学校会计人员要以法规制度导向为基础，充分理解会计信息处理方式的精髓，以不变应万变。国家相关部门要从法制上加大对会计信息造假的打击力度，从源头上控制学校的造假欲望。一方面要有针对性地出台一些可操作性的法律法规，全面惩处会计造假不实，使学校造假的预期成本大于其造假的收益；另一方面，管理部门以及执法部门要做到执法必严，违法必究，对发现的违法违规行为坚决按照有关规定进行严肃查处，杜绝讲人情和执法、司法腐败现象。在对相关会计人员、有关领导及会计主体进行惩处的同时，应进一步加大社会中介机构的整治和规范，强化行业自律性监督体系，加强执业质量的监督检查，对出具不真实、违背审计准则的审计报告者，要进行严厉的惩罚，并对会计信息使用者遭受的损失进行赔偿。
　　
　　我们还可以借鉴发达国家的经验，在相关法律法规里面增加民事赔偿制度的规定，对因有关人员造假而产生的损失，由其按照责任大小进行承担，遏制失信行为。
　　
　　7.尝试建立直接对上级主管部门负责的财务档案管理机构
　　
　　目前，我市各普通中学财务会计档案管理全部隶属于学校财务室（处），无论人员编制安排还是工作地点，都由本学校决定。工作人员成绩奖惩和职务晋升，都离不开学校。出于自身前途和经济利益的考量，会计档案管理者只能按照学校领导的意愿行事，缺乏应有的独立性。针对这种现状，如果条件允许，可以尝试建立一种独立于学校财务档案管理的机构，将工作人员从学校编制中分离出来，直接对上级主管部门负责，由国家制定相关法律法规对其运作和业务操作进行规范，无条件接受并配合国家委托会计公司进行的定期审计工作。机构要对其提供的会计信息的真实性、合法性负全责。由于机构工作人员在学校具有独立性，所以能够在一定程度上摆脱学校领导的影响，较好地解决因为学校局部利益而造成财务档案信息不实的问题。
　　
　　参考文献：
　　
　　［1］王英玮.会计档案管理的原理与应用［M］.北京：北京档案出版社，2010.
　　
　　［2］李玲玲.电算化下企业会计档案管理问题、成因及对策研究［J］.企业经济，2003（5）.
　　
　　［3］吴辉芸.浅析会计信息档案失真的原因及防范措施［J］.企业家天地，2008（6）.

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