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会计信息技术应用的基础
胡仁昱
会计信息系统是管理信息系统（MIS）的重要子系统，同时会计信息系统本身也是多层次的软件系统，且不同层次的系统之间存在着数据依赖关系：高层次的会计管理信息系统、会计决策支持系统和会计检查系统的数据主要来源于会计核算系统。而目前国内商品化的会计软件由于在数据库、数据库结构、开发工具以及数据文件的存储格式不尽相同，在数据交换的接口方面不公开、不统一，严重阻碍了高层次的会计信息系统的开发和应用。
现代会计信息技术的发展为我们构造了现代会计新体系。随着信息时代的到来，人们的时间观念、空间观念、思维模式、工作方式、生活方式等都将发生巨大的变化。现代信息技术的发展远远超出了常规的想象，将来的世纪就是一个信息经济的社会，会计作为经济生活不可缺少的一部分，必将更多地运用信息技术。要使得这一系列的技术在会计信息系统中广泛的应用，就需要有一个统一的、公认的技术准则——会计软件的标准数据接口文件。
一、规定会计软件标准数据接口的必要性
1．企业的需要：随着计算机应用的迅速发展，企业会计电算化的水平日益提高。目前很多企业都已实现了会计电算化。然而，由于企业管理水平的提高，对信息的要求越来越高。越来越多的企业都用要开发适合本企业特点的会计管理系统、会计决策支持系统。会计信息系统要提高管理层次，就要和企业管理信息系统的其他子系统进行有机结合，并且这种结合是密切而不是松散的，各系统之间的数据应充分共享和交换。因而，拥有一个规范的数据接口标准，正是企业目前所急需解决的问题。
2、软件公司发展的需要：财务软件应该具有很强的规范性，可以按照公认的会计软件数据接口标准进行数据的转换，而目前市场上各种版本的财务软件却缺乏一个统一的标准和规范，使得不同的财务软件之间不能相互交换数据。为了更好地使软件公司在公平竞争的基础上共同发展，拥有一套标准数据接口也是他们所急需的。有了统一的、公认的标准数据接口，使企业在选用或开发管理型财务软件时，不必更换已有的财务软件，就可以顺利地实现系统集成。随着信息技术的发展，即使系统不断地更新，这些数据资料也能长期保存下来并有效利用。
3、政府组织、企业集团等审计与统计的需要：计算机的应用已经渗入到集团公司、企业主管机关的审计工作之中；同时，国家财政、税务、审计、统计部门也要求加快发展审计电算化。要想成功地发展审计电算化，统一各行各业的会计核算系统的数据标准是必不可少的。由于审计业务大部分必须到客户那里去完成，并且是对在客户的计算机上的会计信息系统进行分析和测试，在项目进行过程中还会不断有数据更新和交换。设想一下，如果各行业运用不同的财务软件，数据格式五花八门，对审计电算化工作来讲就要为每一个会计核算系统匹配一个相适应的审计软件，才能正常地进行工作，那将造成多大的麻烦和浪费。因此，无论是内部审计、社会审计还是政府审计，都需要一套数据接口标准，将不同格式的数据转换成同一格式，从不同版本的会计软件中直接取得数据。
集团公司、企业的主管机关、税务和统计部门在进行数据、报表汇总时也由于下属单位使用的会计软件数据格式不统一而难以进行。由此可见，标准数据接口无论是对集团企业、政府组织的审计或统计工作都是具有重要意义的。
4、中外软件的交流：随着对外经济的发展，出现越来越多的三资企业。由于会计制度的不同，公司通常同时采用两种财务软件对同一数据进行操作管理。一方面，利用外方的会计软件产生报表，进行会计信息汇总，提供给高层管理人员，进行管理、分析、决策；另一方面，公司利用本国的会计软件，对公司日常的财务经营状况进行处理等。然而，这两者之间由于缺乏标准数据接口而无法实现数据的共享。
财务软件应有广泛的适应性，既要有处理国内事务的能力，还应考虑处理国际事务的能力。国外的管理软件进入国内市场，带来了国外企业的许多新的管理思想，如果实现了标准数据接口对数据的转换，不仅可以提高我国会计软件的水平，同时也促进了中外软件的交流。因此，为了提高我国会计软件的性能，使我国的会计软件能早日达到国际先进水平，有必要参照国际惯例，制定商品化会计软件的数据接口标准。
二、实施方案和过程
1、立项：上海市财政局为此确定了关于建立标准数据接口的项目。考虑到各种不同层次对此项目的需求以及紧迫性，上海市软件行业协会会计软件专业委员会就此问题的具体实施方案立项。1998年4月，上海市会计学会会计电算化专业委员会接受上海市软件行业协会委托，为上海市财政局会计处制定商品化会计软件的数据输出接口标准，成立了该课题的项目组。
2、调查：上海市会计学会会计电算化专业委员会针对制定标准接口这一课题进行了许多次讨论；对上海市各财务软件公司、会计师事务所、企业集团财务审计部门等，进行了大量的调查研究；参考和查阅了国外有关数据接口的文献资料。在完成这些准备工作的基础上，设计了会计软件数据接口问卷；走访了用友、万能、博科、金蝶、大沪、科发、恒远、奇胜、安易、海天、达易、卓越、铂金、佛氏、明鸿、智光、SAP、SSA等软件公司，以及纺织、化工、石化、机电、外经、建材、冶金、商委等行业财务审计部门，并进行了问卷调查。
该问卷共分为八个部分，分别对各公司使用的会计电算化软件总体系统要求进行调查、对帐务处理系统进行调查、对报表生成系统进行调查、对工资核算系统进行调查、对固定资产处置系统进行调查。对销售系统进行调查、对材料核算系统进行调查以及对存货核算系统进行调查。 &nb
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在调查各单位使用会计电算化软件的总体情况中，主要针对各种软件所包括的功能模块、应用平台、开发该软件所用的工具，以及软件所输出数据的格式和接口标准等各方面的具体实施细节进行提问。
项目组在大量调查研究和问卷提问的基础上，再通过召开研讨会和进行个别咨询等，进行了极为广泛的意见征求后，制定了《上海市会计软件数据标准接口规范》。
3、调试：标准数据接口课题组用标准接口文件测试了上海焦化有限公司、建材集团总公司、上海东方航空公司、上海高桥石化公司、上海金山石化公司、上钢三厂、江南重工股份有限公司等单位的数据，并与上海大学的计算机技术人员进行探讨，进一步修定原方案，提出了2.0和2.1两个版本。大家一致认为此文件是现行条件下比较合适的，有利于统一各软件间数据转换，有利于各软件公司的公平竞争，有利于国家财税部门的数据统计，有利于统一的电算化审计，有利于和国际财务软件发展方向接轨。这反映了上海市会计电算化科研方面的水准，为在更大范围内全面开展管理信息化提供了可能。
4、完成情况：如今随着标准数据接口的出现，使得市场上各种版本的财务软件因缺乏统一的标准和规范，不同软件公司的软件产品之间不能相互交换数据的问题，得到了圆满的解决。
在中日合资企业摄阳国际贸易有限公司等一些单位，利用上海市标准数据接口项目组制定的数据接口标准，已成功地使立成软件的数据得到转换，并为其所用，从而圆满解决了共享数据的问题。在此项实验中已充分证明了不同软件公司之间的数据可以通过应用标准数据接口来实现数据转换。法国索迪斯餐饮服务有限公司通过万能财务软件公司应用由上海市标准数据接口项目组制定的标准数据接口，成功地将国外软件数据转换成功。由德国SAP软件公司与海天软件公司共同合作，也已经将上海麦得龙大型超市日常数据转换成功。这已充分证明了中外软件数据的交流，也可以通过标准数据接口来实现，同时也提高了我国会计软件的性能。
在上海焦化有限公司的关于标准数据接口实验中也已取得了可喜的成果。他们通过运用标准数据接口文件，将计算机中心小型机上的RPT文件转换成DBF文件，再运用标准数据接口将其转换成TXT的格式，使数据能够运行在通用办公自动化软件Excel的XLS文件上，实现将小型机上的数据转出，使这些数据同样可以运行在微机上，从而实现了定点开发的软件数据与商品化通用软件数据之间的转换。这也证明了企业间的各种应用软件数据也可用标准接口来进行转换。
在会计人员电算化考核中，也已经用到标准数据接口，将各种应用软件的DBF文件、MBD文件、XLS文件等数据，顺利转成TXT文件，进行统一阅卷。
以上这些实验的完成，充分体现了标准数据接口具有十分广阔的前景和强大的生命力。
5、评审：1999年4月16日，由上海市财政局会计处组织，上海市计算机信息产业办、上海市软件行业协会、上海市计算机软件技术中心等组成的专家评审委员会，经过讨论一致认为：该项目成果对于规范会计软件市场的管理，防止会计信息失真，提高审计工作的效率，开发电算化审计软件，评价与审查各类会计软件在信息处理方面的完整性和准确性，提供了良好的工具。项目通过了评审。
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