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企业管理新时代与新型管理信息系统ERP
在本世纪的最后几年，人类社会正逐步由工业经济社会步入知识经济社会。在知识经济社会，企业对知识和信息的有效管理已日益紧迫。企业管理正进入新的时代，企业面对瞬息万变的市场竞争，必须要求企业作出迅速敏捷的反应，以适应顾客需求的不断变化，来建立企业的竞争优势。这种时代的要求催生了信息技术与企业管理的结合――新型管理信息系统ERP。ERP的生命力何在、它能给企业带来哪些益处、成功实施ERP应注意些什么？本文试就以上问题作一粗浅探讨。一、ERP适应企业管理新需求
1、更富有弹性扁平化的企业组织结构管理要求随着信息时代和知识经济社会的来临，促使企业以更快和更灵活的方式满足市场和顾客不断变化的需要。与之适应，原来金字塔式的职能型层次式组织结构已越来越成为组织发展的障碍，而将由新型的扁平小组中心型流程式组织替代。建立更富有弹性的流动性组织，组织成员来自不同的部门也可能是企业外部门专家、顾问。企业管理已超越企业本身固有的框架。ERP系统的不断发展和改良，目前许多系统已具备高度的弹性可支持随时调整的组织结构。
2、供应链管理（SupplyChainManagement）要求在面临更加激烈的市场竞争中，企业越来越注重产品的研究开发、质量管理、营销扩张和售后服务等来建立企业的竞争优势。但同时企业也越来越发现在日趋分工细化开放合作的年代，企业仅仅依靠自己的资源参与市场竞争往往显得被动，而必须把同经营过程有关的多方面如上游的原材料供应商和下游的客户等纳入一个整体的供应链中。供应链管理体现了以市场需求为导向的管理思想，将客户要求、企业内部资源以及上游供应商资源整合在一起。
ERP软件系统设计的基本思想也正是将企业的业务流程视为建立在企业价值链上的供应链，将企业内部划分成多个相互协同作业的子系统，如：生产制造、财务、营销、质量控制、人力资源等。ERP可对供应链上所有环节如：订单、采购、库存、计划、制造、质量控制、运输、分销、服务、维护、财务、人事等进行有效管理。现代企业管理更强调动态地对企业执行控制实时分析企业动态利润，掌握即时信息。ERP在对整个供应链管理中也更强调了对资金流和信息流的控制，从而上升到价值链的控制。
3、支持企业全球化、多元化经营管理要求目前，世界经济一体化和国内经济全球化潮流不可逆转。一国企业跨出国门走向世界，开展跨国经营是企业发展所向。实现全球范围内多工厂、多地点的跨国经营必然需要良好的资讯管理工具，以即时且精确地掌握各地的生产进度、发货状况与财务资源状况等，以最快的速度满足顾客需求。而ERP正适应了这一需求。另一方面，企业为了适应市场的快速变化也纷纷提出“柔性制造”，从单一的生产向混合型生产发展，生产方式多种多样，这需要用不同的方法来制定生产经营计划。而ERP正好能满足这种生产环境，满足企业多元化经营的需求。
4、知识管理的要求在知识经济社会，知识管理日益为企业家所重视。知识管理就是为企业实现显知识和隐性知识等各种知识资源共享提供便捷安全的途径。其目标是力图能够将最恰当的知识在最恰当的时候传递给最恰当的人以便使他们作出最好的决策。显性知识易管理和存储，但隐性知识是雇员取得经验的体现则难以掌握，是企业面临的重要课题。知识型企业对外部需求作出快速反应、明智地运用企业资源并预测外部市场的发展及变化。要实行知识管理建立一个能交流信息的技术系统是基础，而ERP正提供了这种基础。在这个日趋讲究协作沟通的年代，ERP正如ISO9000一样，已成为企业选择合作伙伴的必要基本条件之一。ERP是企业走向二十一世纪建立全球竞争力的通行证。
二、我国企业ERP实施步骤及应注意的问题
ERP是一套将组织内部及外部相关联的所有资源加以整合的软件系统，其所需投入的人力物力财力据已实施企业的经验来看都相当可观。企业运用ERP应根据企业的具体情况科学合理地实施ERP，让ERP发挥出最佳的经济效益。现结合笔者参与SAP公司R/3系统在一家高科技公司实施的体会探讨我国企业实施ERP一般要经历的几个阶段及各阶段应注意的问题。
第一阶段：企业自身诊断需求分析阶段
ERP系统不仅仅是一项先进的信息技术系统，也体现着管理思想在具体管理中的应用，同时ERP的实施需要各部门的通力协作。为了使ERP系统符合本企业的管理特点和管理需求，也必须对本企业作一彻底的需求分析。为此本阶段通常要做的工作有：
(1) 管理思想和管理观念的自检与转变
目前大型的ERP系统都是国外的软件产品，而我国企业的管理模式、管理制度及企业文化都同国外企业有较大的差异。在引进实施ERP的过程中，许多企业都有这样一个目的——学习ERP中包含的国外企业的先进管理思想；事实上即使没有这样明确的目的也会潜移默化达到这个效果。但另一方面不要认为外国的东西都是对的都是好的；要注意企业管理及企业文化上的差异性，在二次开发中结合自己的管理特点，取其精华为我使用。从实施经验看，在项目实施前，尤其是高层管理者作好管理自检尤其必要，知道企业要什么而不要什么，这样也有利于整个项目的顺利实施。当然管理思想的转变作相应的宣传是必要的。
(2) 企业系统功能需求分析
该项工作是本阶段的重点工作，通常要花去相当大的精力。系统功能需求分析是指企业彻底分析生产制造、市场营销、财务管理、人力资源管理等各环节的管理特点和系统功能需求，主要针对现行体制中的不足及所需的信息，制定出本企业的系统功能需求方案报告，以便指导系统选型与用户化二次开发。许多企业在决定实施ERP之前，往往可能是总裁需要一份即时动态的财务报告或人力资源情况表，但对于项目组来说企业系统功能需求分析将直接关系到ERP实施的成败和经济效益，所以必须要同各部门通力合作，做大量的调研工作，还要反复修改方案。有条件的企业可以请专门的机构进行咨询，或吸取已实施ERP企业的经验，但大量的工作还必须由了解本企业管理状况的项目组人员来完成。在共性的基础上，考虑本企业管理的独特性需求并作深入分析，只有这样才不会在系统试运行后才发现具体的管理要求没有得到满足而大费周折浪费财力、物力。从经验看，企业系统功能需求分析工作做得越细致好，而且必须经过反复论证。
(3) 预算系统所需的人力、物力
在系统功能分析的基础上，结合企业的规模及管理现状，合理地确定ERP项目所需的人员和资金，并作出相应的预算报告，同时还要初步确定项目组成员。对于许多企业来说，为实施ERP项目配置专职的工作人员是相当困难，所以许多项目组成员可能是身兼数职，因而项目组成员的稳定性和受训程度是应该一开始就注意的问题。
第二阶段：系统选型购买阶段
第一阶段工作的基础上形成企业ERP系统项目方案报告在得到公司高层批准后即可进入ERP系统选型购买阶段。ERP系统项目方案报告是指导本阶段选型购买的基本文件，这阶段的工作有
：
(1) 参观已实施ERP系统企业演示系统
在企业欲购买某ERP系统前，最好到已实施该系统的企业实地参观并听取其实施意见和经验。这可以向该系统提供商提出要求并给予安排（一般会安排到管理制度、企业文化差异不大的企业）。通过系统演示，企业可以了解该系统是否满足企业的功能需求，在此基础上挑选出性能/价格比最优的系统。
(2) 定型和签订购买合同
一旦选定了系统，接下来便是根据企业的自身需求情况制定系统采购计划，签订相应的系统采购合同。这一阶段可由相应的公司法律顾问和财务人员介入，以便保障公司利益规避相应的经济风险。
第三阶段：系统导入阶段
ERP系统的导入，依据企业的不同需求和复杂程度不同，项目周期少则一年多则二三年不等。该阶段的主要工作有：
(1) 系统软硬件的安装调试
对于具有良好的网络环境和高素质人才的企业，这不是一件难事。关键要同系统供应商及时协调沟通以便于即时供货，以免延误项目进度。基础条件较差的企业可以部分依赖于咨询机构完成同时配置本企业项目组成员，这样可以培养本企业的员工，签订合同时就可以列入这一条。
(2) 项目组成员培训
ERP系统必须适合本企业的管理特点，在导入阶段系统的二次开发用户化是一个重要的工作，主要有赖于本企业项目组成员来完成，所以项目组成员培训应先行。为了保证项目的进度，培训工作还可适当提前，当项目引进合同签订后就可进行。
(3) 系统二次开发用户化工作
二次开发是系统实施中最为复杂和关键的一步，此项工作要花去项目组大量的时间，可依据系统功能需求方案报告对于系统中没有而企业必须要有的功能需求进行；对于不适合的功能或保留不用或去除。在此项工作之前要做好系统参数原始数据的采集，这也是一项数据量相当大的工作，对于一个有成千上万名员工的公司来说采集初始化员工档案信息是一个工作量巨大的工作。要分析系统所有参数、理解参数的定义、采集参数原始数据、进行系统参数设置；有相应的管理信息系统的企业，可做好相应系统数据库的接口。
(4) 最终用户培训
完成以上工作前后期间要安排所有最终用户按照权限定义和责任范围整行分批培训。最终用户包括系统的操作者和系统的维护人员。
(5) 系统试运行
导入阶段的最后一项工作便是系统试运行，这是一个同企业管理磨合不断发现问题、解决问题的过程，一般需要二三个月的时间。从实施经验看，ERP导入过程中会遇到各种问题，高层管理者的重视程度是项、目实施速度快慢乃至成败的关键因素，因而项目组应即时同中、高层管理者进行沟通，尽量每星期或每半个月行一次项目进度例会，邀请中高层管理者参加。每隔一定时间向公司作相应的报告会。
ERP之所以风靡全球是因为它适应了新时代企业管理的新要求。尽管ERP是一个技术系统，但它是信息技术与企业管理结合的产物，内含着管理思想的转变。在我国，MRPⅡ的实施喜忧参半，同样ERP的引入实施中应结合本企业的具体情况和需求、正确选型并进行相应的二次开发用户化为企业所用，面向未来，为建立企业的全球竞争力打下基础。
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