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会议组织方案

时间:2022-08-06 04:08:06 计划方案 我要投稿
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会议组织方案

  会议组织方案(一)

会议组织方案

  一、 会前准备

  1、确定会议是否必要。能否通过其他方式使会议准备解决的问题更有效地获得解决?

  2、确定会议的目的。试图达成什么样的结果?会议准备做出什么样的决定?准备取得什么的行动方案?

  3、准备议事日程。列出与会议目的有关的项目。依重要程度进行项目排序。把有关项目归并为一组。 限定每个项目的商议时间。

  4、收集所有与会议所议项目有关的信息。如果太长、太多,将其要点摘录出来。

  5、会前将会议议事日程和整理好的文件在与会人中间传阅。

  6、根据要讨论的问题限定与会人员。

  7、在正式开会之际,查看一下是否有新的信息。如果有,需简要告诉大家。

  二、会议期间控制

  1、叙述会议的目的。

  2、核对并记录与会者。

  3、根据议事日程顺序提出每个项目,然后进行讨论,征求有关与会者的意见。

  4、给每一个人表述自己意见的机会。

  5、控制讨论过程。如果发生与论题无关或深入到不必要的细节上,应及时引导到议题本身。

  6、如果讨论变得复杂,出现各种不同的见解时,你要根据自己的理解将各种观点加以概括。

  7、坚持预定的时间,不要拖延。

  8、在每个项目讨论结束后加以概括,以便决策或达成结论。

  9、在会议结束时,对已取得的结果进行概括。如确有必要进一步讨论,可以推迟到下一次会议。

  10、确定下次会议的议题和时间。

  三、会后工作

  1、在与会和未与会的人中间传阅会议记录。会议记录应准确。会议中所形成的决策要突出承担行动的责任人姓名、时间及标准。表明下次会议的日期和时间。

  2、根据会议,对执行进行监督和检查。

  会前工作:

  1、与会议主办者洽谈。

  2、向会议主办方提供会议接待策划方案和报价。

  3、邀请会议主办者实地考察会议举办场所。

  4、与会议主办者确认会议接待方案。

  5、与会议主办者签订会议接待标准合同。

  6、确认会议主办者预付会议订金事宜。

  7、在会议举办前制定会议工作人员服务标准条例及会议接待手册。

  8、准备会议资料。(含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会议配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务。)

  会中工作:

  9、机场、码头、车站:专人、专车分批分时段按要求接站。

  10、会议酒店现场:会议秘书分发会议资料,来客接待。

  11、会议秘书协助会场布置及会场的会务服务。

  12、会议秘书在会议接待(报到)处协助会务组确认和分发房间,确认VIP用房及整理记录有关信息。协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。

  13、确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。

  14、提前确认会议代表(客户)的娱乐项目、娱乐场所及消费和付费的方式。

  15、确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的吃、住、行、游、购、娱安排事宜(日程安排、房餐车导游等安排)。

  16、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。

  17、确认特殊客人(含领导、少数民族代表、VIP、残障代表及家属等)的安排及接待工作。

  18、协调会议期间的交通工具的安排。

  19、代办会议代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。

  会后工作:

  20、会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。

  21、会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总结书工作及印刷代表通讯录。

  22、与会议主办者的费用结算工作。

  会议组织方案(二)

  一、 会前准备

  1、确定会议目的:完善组织工作,促进组织发展。

  2、准备与会议目的有关的项目,依重要程度进行项目排序,把有关项目归并为一组并限定每个项目的进行时间:

  (1)会长、秘书长及理事会代表讲话,对本年度工作进行总结,对今后工作提出要求和期望;

  (2)各部门部长汇报总结本年度工作情况及成果,公布下年度工作计划;

  (3)公布年度考核结果,进行表彰;

  (4)“畅谈三分钟”:组织成员各抒己见,畅所欲言,要求所有成员必须发言(内容可以是感想、意见、建议等)。

  3、收集所有与会议项目有关的信息,包括本年度活动资料、各部门年度总结、绩效考核结果等,由办公室负责收集整理。

  4、要求组织所有员工必须按时参加。

  5、办公室在开会前发布会议通知,制定会议手册,后勤部做好会场布置及卫生。

  6、在正式开会之际,查看一下是否有新的信息。如果有,需简要告诉大家。

  二、会议期间

  1、会议名称:原色生活——石家庄大学生自然保护者协会 **年度总结大会

  2、会议目的:为更好地开展工作,(fanwen.weiyujianbao.cn)总结本年度经验,改进工作方法,提高工作效率;扩大沟通与交流,增进员工之间感情;丰富组织文化,促进组织整体发展。

  3、会议时间:**年1月14日

  会议地点:会议室

  4、核对并记录与会者。

  与会人员:会长、秘书长、理事会成员、各部门部长及干事

  5、合理安排时间。

  6、会议流程:

  (1)主持人宣布大会开始(9:00——9:05);

  (2)针对本年度工作情况以及今后工作发展方向和要求进行大会讲话(9:05——9:25):

  会长讲话;

  秘书长讲话;

  理事会代表讲话;

  (3)各部门部长汇报总结本年度工作情况及成果,并公布下年度工作计划(9:25——9:40);

  (4)公布年度考核结果,进行表彰(9:40——10:00);

  (5)畅谈三分钟。组织成员每人三分钟左右时间,各抒己见,畅所欲言,要求所有成员必须发言(内容可以是感想、意见、建议等)(10:00——10:50);

  (6)大会结束(10:50——11:00)。

  三、会后工作

  (一)会议承办部门:办公室、后勤部

  办公室负责内容:

  1、做好会议记录,要求准确完整,包括会议时间、地点、出勤情况、会议内容及讲话人姓名等;

  2、将会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、工作汇报总结进行汇总,对员工发言进行总结;

  3、对会议经费进行审批。

  后勤部负责内容:

  1、做好桌椅的收拾;

  2、安排出游,组织成员到西柏坡游玩,路费由组织负责;

  3、合理安排会议经费。

  (二)会议经费预算:去西柏坡,车费20元,共17人,合计340元

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