公司客户档案管理制度

公司客户档案管理制度

　　公司客户档案管理制度
　　
　　一、 为规范档案管理，保证小贷、担保业务档案资料（以下简称档案）的安全完整，维护公司及客户的权益，特制定本细则。
　　
　　二、 档案的管理是指对公司已发生的项目资料、权属证明等进行整理，并统一移交档案管理人员编号归档。
　　
　　三、 档案管理人员应建立档案台帐及权证档案台帐记录，便于资料查询、借阅、管理。
　　
　　（一）客户档案管理由总经理制定专人负责。
　　
　　（二）档案管理员对客户档案资料的安全性负责。
　　
　　四、 档案的整理与移交
　　
　　（一）业务的具体经办人员（项目经理A、B角）为档案移交人；
　　
　　（二）部项目经理A角将项目资料按档案清单（附后）的要求进行分类整理，编制好册内资料清单（具体到每一项内容的页数，包含资料中的封面及所有纸张）移交项目经理B角，清单一式三份，A、 B角各执一份，档案资料中一份，A、B角、档案管理人员三方分别签字确认。(fanwen.weiyujianbao.cn)项目经理B角根据清单内容对档案资料进行审核，确认档案及相关有权人员签字完整并编码之后移交给档案管理员，若资料中有重要资料或签字缺少，项目经理B角须列出补充资料清单要求项目经理A角补齐；
　　
　　（三）项目资料包括四部分：立项审批资料、重要合同或单据等、项目调查资料、客户或企业资料；（具体内容及顺序附表）；
　　
　　（四）业务发生后与客户所签署的合同，属于客户但客户未拿走的部分，应列入档案附件交档案室保存，列入附件的资料不进行编码；
　　
　　（五）档案的移交时限为项目结束后（一般为贷款发放后）的五天之内，具体为项目经理A角三个工作日内移交项目经理B角，项目经理B角两个工作日内移交档案室，特殊情况说明原因经有权审批人同意后可以酌情延后；
　　
　　（六）档案管理员在接交档案时，按照项目经理B角提供的清单一一核对档案资料，双方确认无误，项目经理B角、档案管理员双方签字确认；
　　
　　（七）档案管理员在档案登记本上按时登记所接收的档案名称，双方签字确认；
　　
　　（八）档案管理员对接收的档案统一编号，并按照档案号相应给档案中的合同编号。
　　
　　五、重要权证资料的移交
　　
　　（一）重要权证资料包括：贷款或者担保客户的财产权属证明原件、保证人的财产权属证明原件、他项权证原件、动产抵押登记通知书、股权出质设立登记通知书、其他权属证明原件；
　　
　　（二）重要的权证应与档案资料分开移交，重要权证视同现金管理，相关权属证书在第一时间移交公司指定的权证管理人员， A角列出重要权证移交清单，AB角及档案员三方在对清单上所列权证的名称、权证号、数量核对无误后，单独移交档案室存档并在移交单上签字确认；
　　
　　（四）档案管理员应将所收到的权证存入保险柜单独保存；
　　
　　（五）存档的权证应按项目按项目编号分开保存，且权证编号应与项目的档案编号一致。如档案号为2012鸿借字第001号档案对应的权证档案编号也为2012鸿借字第001号。
　　
　　六、档案的借阅
　　
　　（一）公司董事长、总经理。副总经理需要借阅档案可以直接通过档案管理员办理借阅手续，员工因工作需要借阅档案的，必须按借阅需求填写《档案资料出借单》，并经公司董事长、总经理或主管副总经理批准；
　　
　　（二）档案管理员凭《出借单》办理档案借阅手续并登记台帐；
　　
　　（三）档案借阅人必须在《档案资料出借单》规定的期限内，将所借资料完整归还档案管理员；
　　
　　（四）档案管理员核对资料完整无误后将档案复位，并登记台帐。
　　
　　七、本实施细则自颁布之日起执行。

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