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市公证机构规范化建设考评细则
市公证机构规范化建设考评细则一、办公场所规范化建设（共10分）
1.有固定的办公场所，区域规划合理，功能齐全。（共5分）
4个市直属公证处的公证员人均办公用房面积不低于50平方米，总使用面积不低于600平方米。其他公证处公证员人均办公用房面积不低于30平方米（其中，具有涉外资格的公证处的公证员人均办公用房面积不低于50平方米），总使用面积不低于300平方米。
公证处办公场所区域规范合理，功能设置完善，公证处应设有私密谈话室、录音录像室、办证室（文书制作室）、财务室、会议室、档案室等。有条件的公证处应设立专门的遗嘱办证室、图书室等。
评分标准：公证处总使用面积达不到要求的扣1分；人均办公用房面积达不到要求的扣1分；未按要求设置私密谈话室、录音录像室、办证室（文书制作室）、财务室、会议室、档案室的，每少一项扣0.5分。
2.有配套先进齐备的办公设施和器材。（共5分）
公证处应配备电话机、传真机、复印机、电脑、打印机、照相机、摄像机、保险柜、身份证读卡机等现代化办公专用设备，档案室应配备防虫、防潮设备，能满足公证处信息化建设的需要，满足公证业务发展的需要。其中，电脑需达到公证员人手一台的标准，有条件的公证处应配备车辆。
评分标准：未配置电话机、传真机、复印机、电脑（人手一台）、打印机、照相机、摄像机、保险柜、身份证读卡机等设施的，每少一项扣0.5分；档案室未配备防虫、防潮设备的扣0.5分。
二、窗口形象规范化建设（共20分）
1.有服务接待大厅，适当的办证窗口和硬件设备。（共10分）
公证处应在最显要位置设置服务接待大厅（涉外公证处应设立专门的涉外公证接待窗口），设立办证窗口，并根据业务量和办证速度确定办证窗口数量，保证办证正常开展。要完善电子叫号系统、电子评价系统、电子触摸屏、电子屏幕、窗口办证摄像头等硬件建设。
评分标准：未设置接待大厅的扣2分；涉外公证处未设立专门的涉外公证接待窗口得扣1分；设立办证窗口严重不足，影响工作正常开展的扣2分；未使用电子叫号系统、电子评价系统、电子触摸屏、电子屏幕、窗口办证摄像头的，每少一项扣1分。
2.统一内外部标识，公示项目齐全，环境规范整洁。（共10分）
按统一标准规范制作形象标志，如挂牌、门楣、门条、橱窗、指示牌、形象牌、名片、便签纸、信封、纸杯、挂牌、座牌等。
全体公证人员一览表、收费标准、业务范围、办证流程、服务承诺、投诉电话等上墙公示，公示项目齐全、醒目易辨，方便当事人查看和监督
办公场所各类物品摆放整齐，环境清洁卫生，无卫生死角，摆放适量绿色植物进行绿化。
评分标准：未按标准规范制作形象标志的，每少一项扣0.5分；未公示全体公证人员一览表、收费标准、业务范围、办证流程、服务承诺、投诉电话的，每少一项扣0.5分；物品摆放不整齐，环境不整洁的，扣2分。
三、执业行为规范化建设（共23分）
1.公证处统一受理公证申请，严格按规定统一收取公证费，公证员不得私自受理公证申请、私自出具公证书。（共3分）
评分标准：公证员私自受理公证申请、私自出具公证书的扣3分。
2.严格执行公证执业区域的规定，不得超过执业区域办证，不得以给业务回扣、乱设办证点、压价收费等方式进行不正当竞争。（共4分）
评分标准：超过执业区域办证的扣2分；采取不正当竞争方式开展业务的扣2分。
3.公证员应当严格按照规定的期限办理公证事项，注重提高办证质量和效率，杜绝疏忽大意敷衍塞责和延误办证行为。（共3分）
评分标准：公证员未按照规定的期限办结公证的每例扣1分。
4.公证人员应统一着装，挂牌上岗，形象稳中大方；接待当事人态度热情，举止文明，语言规范，维护职业形象。（共3分）
评分标准：公证人员未统一着装，挂牌上岗的，扣1分；公证人员态度恶劣，被当事人投诉的，扣2分。
5.公证员应当自觉遵守法定回避制度，不得为本人及近亲属办理公证或办理与本人及近亲属有利害关系的公证。（共2分）
评分标准：公证员不自觉遵守法定回避制度的扣2分。
6.公证人员应当自觉履行执业保密义务，不得泄露在执业中知悉的国家秘密、商业秘密或个人隐私，不得利用知悉的秘密为自己或者他人谋取利益。（共3分）
评分标准：公证人员不履行保密义务的扣3分。
7.公证人员应廉洁自律，不得利用公证员的身份和职务为自己、亲属或他人谋取利益，不得索取或接受当事人及其他代理人、利害关系人的答谢款待、馈赠财务或其他利益。（共3分）
评分标准：公证人员违反廉洁自律规定的扣3分。
8.公证员助理严禁以公证员名义办理公证事务，出具公证书。（共2分）
评分标准：公证员助理以公证员名义办理公证事务，出具公证书的扣2分。
四、管理制度规范化建设（共47分）
1.岗位责任。包括建立完善公证处内部各类人员的岗位责任制度、绩效工资考核制度等，明确分工，落实责任。（共4分）
评分标准：未按规定落实各类岗位责任制的扣2分；未落实绩效工资考核制度的扣2分。
2.会务决策。建立健全处务会制度，集体研究处理重大事项。处务会每月至少召开一次，成员由主任、副主任、公证员代表和在编非公证员代表组成。其中应提交处务会集体研究事项为：推荐公证处主任、副主任人选；在编、非在编人员的录（聘）用、调动、辞职等人事变动事项；内部工资报酬分配方案；大额资金使用；新建、租用、装修办公场所等重大基础设施建设；福利费的使用；重大疑难案件讨论；其他需要集体研究的重大事项。（共4分）
评分标准：未建立处务会制度的扣2分；未按要求召开处务会议的扣2分。
3.业务管理。包括建立完善公证接待审批、质量检查、公证人员服务承诺、学习培训、办证质量惩罚、规范公证格式范本、研讨议事以及信息化管理等制度，落实首问负责、一次性告知等制度，提高服务能力和服务水平，杜绝假证，严防错证。要熟练应用公证业务办证软件，并完善公证处网站，提供办证须知、办证流程、办证表格等告知和下载服务，及时做好公证业务宣传。（共6分）
评分标准：未落实公证接待审批、质量检查、学习培训制度、办证质量惩罚、规范公证格式范本、信息化管理、首问负责、一次性告知等制度的，每少一项扣0.5分；未完善公证处网站的扣2分。
4.人事管理。按照市局文件要求，明确公证处实行主任负责制和严格的选任制度，对其他人员实行全员聘用制，对人事变动采用集体研究处理制度，公证处应将人员变动情况及时报主管司法局，编制人员招录严格按照事业单位有关规定组织，编制内人员的人事档案应在主管司法局指导下进行整理。（共6分）
评分标准：未实行主任负责制的扣1分；对其他人员未实行全员聘用制得扣1分；人事变动不采用集体研究的制度的扣1分；人员变动情况未及时报主管司法局的扣1分；未按规则招录人员的扣1分；编制内人员的人事档案未按要求进行整理的扣1分。
5.财务管理。财务管理实行自收自支。公证处应执行企业会计制度和会计核算办法。对各项办公业务经费开支要进行总额控制。应当依法收费，依法纳税，按规定缴纳保险，缴纳行业协会会费、公证赔偿基金，提取公证事业发展基金，留足公积金，不得私设小金库，不得擅自将单位资金借给任何单位和个人；不得擅自为任何单位和个人提供担保；不得变相发放福利或支付回扣。公证机构组织考察、疗养须事先报主管司法局批准。司法行政机关不得违规在公证机构开支费用。（共8分）
评分标准：各项办公业务经费开支未进行总额控制的扣0.5分；超标准收费的扣0.5分；未依法纳税、缴纳保险、缴纳行业协会会费、缴纳公证赔偿基金、提取公证事业发展基金、留足公积金的，每少一项扣0.5分；私设小金库的扣0.5分，擅自将单位资金借给任何单位和个人、擅自为任何单位和个人提供担保、变相发放福利或支付回扣的，每一项扣0.5分；公证机构组织考察、疗养未报主管司法局批准的扣1分。司法行政机关违规在公证机构开支费用的扣1分。
6.薪酬管理。按照市局《关于进一步规范事业体制公证机构人事财务管理的若干意见》的要求，实行总量控制、绩效考核的办法，每年由主管司法局核定公证人员的薪酬比例。具体分配方案由公证处制订，提交处务会民主讨论通过，报主管司法局备案后执行。（共4分）
评分标准：薪酬未实行总量控制、绩效考核办法的扣2分；公证人员的当年度薪酬提取比例和分配方案未经处务会讨论并在12月10日前报主管司法局核定的扣2分。
7.监督检查。公证机构必须自觉接受司法行政机关和财政、审计、纪检监察等部门的监督检查。公证机构应每季度向主管司法局报送资产负债表和利润表，每年二月份向主管司法局报送经会计师事务所或审计部门出具的上一年度的财务审计报告。（共2分）
评分标准：未按照要求上报资产负债表和利润表的扣1分；未按要求上报财务审计报告的扣1分。
8.投诉处理。包括建立完善公证复查接待、处理制度和赔偿及责任追究办法等，及时查处和纠正执业中存在的问题。其中，公证事项复查情况、涉诉情况、涉群体性事件应及时向所在地司法行政机关报告。各公证处要指定专门人员负责投诉接待，提高处理投诉的能力。（共4分）
评分标准：未建立完善公证复查接待、处理制度和赔偿及责任追究办法的扣1分；未指定专门人员负责投诉接待的扣1分；未及时查处和纠正执业中存在的问题的扣1分；未按要求上报有关事项的扣1分。
9.廉洁自律。包括建立完善公证人员廉洁执业和执业过错责任追究制度，强化监督制约。（共2分）
评分标准：未建立公证人员廉洁执业和执业过错责任追究制度的扣1分；未及时对有关人员追究责任的扣1分。
10.请示上报。包括对涉及队伍建设、内部管理、薪酬资金管理等重大事项上报制度；对重大、疑难、复杂公证事项集体讨论、处务会议制度及上报制度；对重要公证信息、重大公证事项、公证业务数据上报制度。其中，在本执业区域内有重大影响的公证事项，涉及国家主权、外交问题的涉外、涉港澳台的公证事项，争议较大、疑难复杂难以办理的公证事项应于申请之日起3日内以书面形式向所在地的司法行政机关报告，并及时反馈该公证事项的办理情况。（共2分）
评分标准：对需上报事项未按要求上报的，每少一项扣0.5分。
11.事务管理。包括建立完善公证处印章使用管理、水印纸使用管理、公证人员诚信（执业）档案、固定资产设备管理、图书资料管理等制度，确保事务管理有章可循，提高管理能力和效率。（共2分）
评分标准：未按要求使用公证处印章、水印纸的，每一项扣0.5分；未建立健全公证人员诚信（执业）档案并及时更新的扣1分；未进行固定资产设备管理、图书资料管理的，每少一项扣0.5分。
12.档案管理。档案室、水印纸管理场所建设要符合上级标准。公证处应设立专职档案管理员，每半年对处内办结归档的公证事项组织一次质量检查，将检查情况向全处通报并上报主管司法行政机关。（共3分）
评分标准：档案室、水印纸管理场所建设不符合上级标准的，每一项扣0.5分；未设立专职档案管理员的扣1分；未按要求对办结事项组织检查并上报主管司法行政机关的扣0.5分。
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