构建监督体系 降低公文差错率

构建监督体系 降低公文差错率

　　构建监督体系 降低公文差错率
　　
　　作者/张杰颖 蒋 静
　　
　　公文是政令传达、工作推进的重要载体。公文质量水平是一个单位工作作风的反映，高质量的公文应当主旨明确，内容科学，表达规范，格式正确。随着傥政机关公文格式》国家标准和《党政机关公文处理工作条例》的颁布实施，各级机关和单位对公文质量提出了更高的要求。在实践中，国网山西省电力公司（以下简称国网山西电力）按照国家电网公司创建“一流三化”办公室的整体部署，以公文质量零差错为目标导向，构建了较为完备的公文质量监管体系，积极引入安全检查表理念，有效落实公文各环节质量责任，公文质量得到显著提升。
　　
　　公文质量分为内容质量和格式质量两方面。内容质量主要看公文内容是否正确、结构是否严谨、字词是否准确、语法有无差错，格式质量主要看版头、主体（标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件）、版记、页码等标注和书写是否规范。国网山西电力对2013年度二季度的公文质量作了摸底调查，共计调查公文162件，其中无差错公文87件，存在问题的公文75件（出现各类问题228次），差错率约为46.2%。
　　
　　一、调查中发现的主要问题
　　
　　1.词句及语法方面的问题。此类问题出现46件次，约占问题总数的20.2%。主要表现为：不按要求使用规范名称、未经注释使用非规范化简称及缩略语；语句表意不清或存在歧义；存在漏字、错字现象；使用非公文语言，语气措辞明显不当；标点符号错误，阿拉伯数字序号后使用“、”；成文日期仍使用汉字书写；引文不完整，只引用发文字号或文件标题；发文字号中的年份用“[ ]”括注；请示件结束语“恳请尽快予以批复”与“妥否，请批示”重复使用；结束语无标点等。
　　
　　2.公文标题方面的问题。此类问题出现30件次，约占问题总数的13.1%。主要表现为：发文单位缺失，标题概括不准确，标题与内容主旨不符，标题回行不正确（多行标题时应以梯形或菱形排列，且不分割完整意义词组），错误使用“《 》” （正规出版物名称，法律法规、规章制度和公司标准名称全称应加书名号）等。
　　
　　3.字体格式、层级序号方面的问题。此类问题出现52件次，约占问题总数的22.8%。主要表现为：未按要求使用上行文格式，公文字体错误，行距间距前后不一致，前后段落字体、字号不一致，层级标题行字体不符合要求（第一层级应为方正黑体，第二层级应为方正楷体，第三、四层级应为方正仿宋字体）等。
　　
　　4.用印及附注方面的问题。此类问题出现36件次，约占问题总数的15.8%。主要表现为：无印章，空白页盖章，印章上边缘与正文或附件说明末行间距过大（间距应为l行之内），印章不端正或压盖位置错误，无附注，附注与成文日期间距过大（附注应在成文日期下1行左空2字编排，之间无空行）等。
　　
　　5.版记及页码方面的问题。这类问题分别出现28件次和16件次，约占问题总数的12.3%和7%。主要表现为：版记在附件页前（版记应标注于公文印制的最末页）；版记页为奇数页（公文采用侧订方式，版记需在最末的偶数页上；若采用骑马订，则版记在最末的4的倍数页上；可使用空白夹页调整，空白夹页不编页码）；空白版记页标注页码（无实体内容的版记页不编页码）；横排页中页码标注位置与其他页面不一致；非另发的附件，页码单独另编（与公文正文一起编排附件时，若附件原自带目录页码，则通过遮盖、调整版面等方法按公文正文顺编页码）。
　　
　　6.附件方面的问题。此类问题出现13件次，约占问题总数的5.7010。主要表现为：附件说明缺失，正文后有附件却未标注；附件缺失，有附件说明却无附件内容；附件只有1个仍标注顺序号；附件名称前后不一致；附件说明与正文间距过大或无空行；附件标注不符合要求（应在附件首页左上角标注，为方正黑体3号，顺序号后无任何符号；若是单一附件，仅在首页标注“附件”，后无任何符号）等；附件为正式公文时，附件说明未标注发文字号（应在附件说明中标注公文标题及发文字号，发文字号用圆括号括入，公文标题不加书名号）。
　　
　　7.计量单位方面的错误。此类问题出现6件次，约占问题总数的2.7%。主要表现为：计量单位的国际标准符号和计量单位的中文符号混杂使用，如文中同时出现“KV”和“千伏”；单位符号书写错误，如“KV”“KVA”；在组合单位中同时使用单位符号和中文符号，如“元/m”等。
　　
　　8.抄送方面的错误。此类问题出现1件次，约占问题总数的0.4%，为主送省公司的请示类公文错误抄送下级单位或不相隶属单位。
　　
　　二、采取的针对性措施
　　
　　1.加强公文质量内控机制建设。国网山西电力从省公司、地市公司、县公司三个层级明确了公文质量检查的标准工作流程，细化了质量检查的标准程序，编制了质量检查标准表，以公文质量勘误检查表的形式印发；实行抽样检测制、退回重办制、责任追究制等。省公司对各单位所有上行文进行质量检查，对各单位的内部发文进行抽检，抽检比例不低于10%；对存在质量问题的公文退回原发文单位修改；各单位办公室分管主任、文秘人员对办公室直接起草的公文质量负直接责任，对本单位有关部室起草的公文负管理监督责任，做到职责明确无空白，对公文质量问题进行倒查，由相关人员承担责任。
　　
　　2.实行公文质量绩效管理。一是进一步完善公文质量检查体系。将公文质量评价项目按大小类划分，大类分文种、内容、结构、语言、格式、标点符号等，每一大类下又细分若干子项目。公文内容方面主要检查文件内容与党和国家大政方针、国家电网公司发展战略是否吻合，是否保持了政策连续性、措施是否可行等；结构方面主要检查逻辑是否严密、层次是否清晰、结构是否完整等；语言方面主要检查语言是否准确、语法是否正确、语气是否适当等；公文格式方面主要检查版心、版头、主送单位、标题、正文、附件说明、附注、印章、署名、签发日期、附件等书写和标注是否规范，并对每一要项给予相应的权重。明确KPI指标，如格式合规率、文种合规率、字句准确率、内容合规率等。实行季评年考核，将考核情况作为办公室系统评先选优的重要依据，纳入企业负责人业绩考核。二是注重公文质量管理的组织体系架构。要求各单位建立健全职责分明、运转顺畅、高效协同的公文质量管理组织架构。
　　
　　3.强化公文质量同业对标工作。根据各单位公文质量差错率的高低，按季对各单位公文质量予以考评，每年开展1次公文质量监督典型经验报送活动，推进公文质量监督工作的良性有序开展。
　　
　　4.提升文秘人员的岗位胜任力。办公室与人力资源部密切合作，以岗位说明书为基础，以竞赛、考试等为手段，深入剖析文秘人员存在的能力短板，细化落实文秘人员所需的能力要项，完善相应的课程体系，组织编写常用公文典型案例、公文常见错误勘误指南等，加大对文秘人员的培训力度，采用“持证上岗”的方式，坚持“先持证、后上岗”的工作原则，要求文秘人员取得培训合格证后方可从事文秘工作，较好地缓解了工作质量与能力落差之间的矛盾。
　　
　　5.运用信息化手段推进公文质量管理。将“问题公文”发布在协同办公系统的任务协作模块中，由各单位深入研究，查找问题出现的原因，开展诊断分析，及时总结并通过任务协作模块反馈经验教训，不断提高公文工作水平。
　　
　　通过构建公文质量监管体系，优化完善质量监督机制，极大地降低了公文差错率，提高了公文质量。2013年前3季度，在国家电网公司组织的公文质量考核中，国网山西电力公司取得了优异成绩。
　　
　　（作者单位：国网山西省电力公司）

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