我的文秘工作观

我的文秘工作观

　　题记：近日，我利用工作闲暇，将近年来从事文秘工作的所思所感整理成《我的文秘工作观》一文。现斗胆晒一晒，所见浅显，敬请各位雅正！
　　
　　我的文秘工作观
　　
　　黄晓东
　　
　　转眼间，我参加工作已经有整整九年时间了，这其中有七年时间是专职从事文秘工作的。从事文秘工作的人很多，各有各的体会，各有各的方法，不可能千人一面、千篇一律。就我而言，在我脑海中形成了观点的主要有以下几点：
　　
　　我的第一个观点是：保持良好心态，是适应文秘工作的前提。境由心生，心态好，一切都好。凤凰卫视著名财经观察员吴柯萱说：“写作，如同苦修行。把自己关起来几天，离群索居，不吃不喝，不闻世事。明明蜗居于斗室，却妄想加入参天茂林，青天白露下，涣沙溪水桥头。”他虽然只提到写作，推而广之，文秘工作又何尝不是如此？这是一项细活，是累活，有时还是很“折磨人”的活。而且文秘人员身处中枢机关，必然会遇到各种“成长的烦恼”，甚至挫折的考验。如果心态不好，心情不舒畅、烦烦躁躁，工作起来就会不顺心，不顺心就静不下心，更沉不下心。这恰恰是从事文秘工作的大忌。因此，始终保持豁达从容的心态，在成绩面前不得意忘形，在困难面前不畏惧退缩，在挫折面前不消沉失志，对做好文秘工作非常重要。特别是面对繁重的工作任务时，与其闷闷不乐、满腹牢骚，不如开开心心、快快乐乐地接受。 “笑一笑，十年少”，如此不但有利于顺利完成任务，而且有益于身心健康。当然，喜怒哀乐乃人之常情，遇到不如意之事，选择适合自己的“发泄”、“放松”办法，或打打牌，或下下棋，或看看电影，同样有益身心。
　　
　　我的第二个观点是：准确领会领导意图，比什么都重要。因此，不管是起草讲话稿、拟制公文、操办会议，还是完成领导交办的事情，都会遇到如何正确把握、领会领导意图的问题。我曾经在基层党委办公室工作过，在这方面办公室当时有一个好做法，就是要求每个文秘工作人员，无论是与领导一起检查工作、参加会议，还是领导亲自撰写的文稿，阅读的各种文件、报刊的批示、阅示以及对草拟材料提出的修改意见，都要准确记录下来，适时进行分类整理。我觉得这一招很实在、很管用。毕竟，领导的设想、主张、意图，大部分都要通过言谈、批示体现出来。注意搜集领导平时比较零碎的看法、意见等，虽然一时可能用不上，但它往往是形成领导意图的重要过程和内容。空闲时随手翻翻这些资料，使用时就可信手拈来。此外，遇有自己不明白的事情，要多请示、多汇报，以便把领导意图领会到位，这样才能做到有的放矢，少做无用功。
　　
　　我的第三个观点是：在大量的工作面前，记忆力是靠不住的。文秘工作非常琐碎，而且经常是这边一个事情还没做完，那边又不断地接到其他任务。有时，一些事情已经办完了，一段时间后领导又问起此事，由于自己记不清，当时又没有记录，以至落得个“没有办”的结果。如何防止“漏项”、“缺项”，防止“丢三落四”、“事过境迁”？我感觉，最好的办法就是随时准备纸和笔，“立下字据”，做好记录，正所谓“好记性不如烂笔头”。这样不仅可以避免忘事，也可以作为备查依据。比如，领导布置某项工作时，要尽可能原原本本地记全、记细。又比如，为了应对文稿起草的紧急任务，平时就要眼观六路、耳听八方，注重通过各种方式收集资料。“巧妇难为无米之炊”，凝聚“一滴水”往往需要“一桶水”。如果平时不了解相关信息，不掌握基础材料，不做到心中有数，文稿任务到来时就容易捉襟见肘，想在最短的时间内完成任务是不可能的，更别说拿出精品了。再比如，文件的上传下达，发放会议通知，该签字的要签字，该自己记明情况的要记清，该登记的要及时登记，不能为了“省事”而减化手续。尤其是对办理过程较长的事，涉及多个部门的事，前后交叉换手的事，以及事过之后要查的事，更要立据存底、搞好记录保存。
　　
　　我的第四个观点是：忽视细节，容易既贻时又误事。我们常说，细节决定成败，粗枝大叶害死人。机关事务是依照法律授权，以规定程序进行的行政活动。任何环节出问题，都会直接影响机关事务的正常运转。比如，各类会议领导参会位置的摆放，谁前谁后看似细节，其实里面大有学问，处理得好与不好，结果迥异。因此，对于文秘工作来说，“小细节”可能是“大原则”，把细节理顺了，方向也就明了，工作运行起来便会顺利一些。如果在细节面前抱着无所谓的态度，认为“可以吧”、“不要紧”、“没什么大不了的”，难保不出大问题。我刚参加工作时，就因为没有注重细节，有过一次教训。当时领导让我紧急送一份重要材料到某单位主要领导手中，因为时间紧，我没有认真检查。结果单位领导发现居然有一张纸是空白页，让我要重新打印后再报送。本是为了图快、图方便，结果反倒还耽搁了时间、影响了效率。此事让我长了不少记性，之后送文稿时，不管有多急，我都要翻一翻，看看有没有页码错误等问题。实践证明，重视细节，可为文秘工作起“锦上添花”之效。比如，送给领导的文稿排版要力求美观、漂亮，装订要平整，让人看得“顺眼”、觉得“舒服”。如此，即便内容上质量不那么高，也比较容易通过。反之，如果花了很多精力起草一个文件，内容上质量比较高，但因为装订歪歪斜斜，或者送签时纸张上有污点，结果也可能被打回重搞。总之，我觉得在办文、办会、办事过程中，必须重视小事、关注细节，严之又严、细之又细、慎之又慎，凡事要多想一想、看一看、问一问，反复考量、反复斟酌，这样才能有效地提升工作的品位与质地。
　　
　　我的第五个观点是：精诚合作，才能真正聚合“正能量”。畅销书《包容的智慧》指出：“工作时，必须与很多人互动、合作，所以一定要与人和乐相处，不可有我无人。懂得敬业乐群的人，人生才能一帆风顺。”干工作要和谐，做文秘工作更要讲和谐。因为秘书工作涉及方方面面，仅靠一己之力，是难以完成任务的。而且，文秘人员本身就是做协调工作的，如果不和谐，协调就难了。比如，领导讲话稿往往涉及到不仅一个领域的内容，组织会议、筹备活动，就连收集整理资料、统计数字也牵扯到许多部门，等等。这就需要同事的相互配合，需要与其它部门的同志一起合作。特别是筹备事关全局的大型会议和活动，更需要多方联动协调、整体推进，实现工作上的有效“对接”。这方面，去年我在参与赣南苏区振兴发展工作中就有深刻的体会。当时临时甚至深夜要求报材料数据或开调度会，是一种常态。如果没有大家的支持和配合，很多工作就难以及时完成。因此，与处室、同事相处也好，与部门打交道也好，文秘工作人员要多些沟通、少些命令，多些大气、少些怨气，多些理解、少些误解，才能真正聚合“正能量”。
　　
　　我的第六个观点是：善作不如善改，好文章都是改出来。文秘文秘，文在前，秘在后。这个观点，我主要是针对公文写作来说的。“文章不厌百回改”，对于公文而言，更是如此。在党委办、政府办工作的人都知道，大部分公文首先由部门代拟，学会改公文，在某种意义上比写公文更重要。毛泽东就是一位修改公文的“高手”，他对每一篇公文，从内容到形式，从字、词、句到篇章，都千锤百炼、精益求精。有一位领导曾经对我说：“作文如同制陶，制陶工序虽然繁琐，但大致可以简化为做粗坯子和打磨两大方面”。打磨刨光，即修改完善。如何修改公文？我体会，文成于思，从立意到语言、从语言到篇章，都要一丝不苟、反复推敲。首先从内容上修改锤炼，看看有没有和法律法规政策不相符的地方，主题有没有扣紧，道理有没有讲透，措施有没有讲足。其次从框架上修改锤炼，看看结构有没有环环相扣，部分与部分、段与段之间逻辑顺序是否清晰。最后从语言上修改锤炼，公文区别于散文、诗歌的最大特点是，在于其用词造句的鲜明性。也就是说，公文写作不能含糊其词，不能模棱两可，而是要把观点、思想表达得更为准确、更为突出。修改过程中，不少人都有一个习惯，就是充分利用互联网，看看别人怎么说，提法对不对，搭配准不准。我认为这个方法很奏效，正如坊间所言，“知之为知之，不知百度知”，网上搜索常常给文稿起草者带来“豁然开朗”之感。
　　
　　以上“六个观点”是我对文秘工作的几点浅见，也算是对近年来工作的小结，以“给自己一个交待”。实际上，千观点万观点，不如自己动手操练。“操千曲而知音，观千剑而识器”，不怕吃苦、多学多练，方为做好文秘工作的上上策。

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