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优化会议议题须把好“三关”
优化会议议题须把好“三关”陈汉忠
议题是会议所要协商讨论和决定处理的具体问题。确定议题是开会的前提。会前要明确会议的议题，并及时将议题通知到参会人员，以便与会者和筹备会议的人员做好相应的准备工作。合理而有序的议题是提高会议效率的基础，有利于会议目标的实现。一些单位之所以会议过多、过滥，主要是列入会议讨论的议题太多且质量较差，而产生这一问题的原因，则是对议题缺乏科学甄选和合理设计，即没有对会议议题进行优化管理。笔者认为，要做好会议议题的优化管理工作，须把好以下“三关”。
一、收集呈报关
会议议题的来源主要有四个：一是上级机关和领导根据需要而提出的议题，二是下级部门提交的需要会议研究和决定的问题，三是群众反映的非某些部门能处理的、带有普遍性的问题，四是秘书部门从有关部门收集到的本单位在管理活动中要研究和决定的事项。其中，对于那些涉及面很广的重点问题、非常复杂的难点问题，以及十分敏感的热点问题，都需要提前收集资料，会前调查，以便于会议决策参考。
会前应做好议题的呈报工作。具体来说，就是制作议题呈报表。议题呈报表由以下几项内容组成：议题名称、议题呈报部门、拟研究的时间、汇报人、议题摘要、处理意见、分管领导批示等（见下表）。议题呈报表简洁明了，便于秘书部门安排时间，拟制会议议程。
二、审核筛选关
并非所有呈报的议题都会入会讨论研究，还必须经过认真审核和筛选。审核和筛选应符合以下条件：
1.合乎目标和主题。会议目标是会议举办者所期望的成果，是会议所要完成的具体任务。会议目标不是空洞虚幻的，它必须落实到具体的会议议题上。有什么样的会议目标，就会有什么样的会议议题。一次会议中贯穿所有议题的主线叫会议主题。会议主题统帅各个具体的议题。因此，凡是与会议目标和主题无关或偏离的议题都应删掉。
2.有重要价值。价值是指该议题在单位实际工作中所处的地位和所发挥的作用。一般而言，凡属影响到全局工作的议题，都是有重要价值的议题，都可以列入讨论；只对局部产生影响，价值不大或无价值的议题，则不应列入会议讨论。
3.合乎权限。对于行政决策类会议而言，凡提交会议讨论的问题，必须在会议的职权范围以内，是会议有权讨论和做出决定的事情，也就是说，会议组织者应清楚本次会议的职权范围，不研究和决定会议职权范围以外的问题。
4.清晰性。一是会议议题的表述要简洁明了，不能含糊不清，使人摸不着头脑；也不要哕嗦，把议题的要义淹没在繁琐的表述中。比如，某单位拟开会讨论下属部门提交的关于请求解决经费的议题，这个议题显然不够清晰，因为申请经费的用途、来源及数额不明确，会议难以作出决议。二是与议题相关的材料要清晰，以便与会人员在讨论和决策时参考。
5.可行性。 (范文网 fanwen.weiyujianbao.cn) 这是指议题中所涉及的问题应具备解决的初步条件。如果把背景不清、依据不明，不切实际、分歧较大、条件不成熟的议题提交会议讨论，将会出现议而难决、决而难行的情况。
三、议程设计关
议程设计是指对会议议题的数量、讨论时间和排放次序进行合理的安排。适度的、明确的、有序的议程设计有助于提高会议效率。
1.数量安排。一次会议议题的数量必须有一定限度，不能为会议罗列许多议题。一般要求“一事一会”，或者至少是“一类事一会”。不属于同类的事项，尽量通过不同会议解决，要使参加会议的人员把精力集中到会议的中心议题上，防止会议议题过多，久议不决。为此，国外专业机构曾在1999年对1418家企业的会议作了专门调查，得出的结论是会议事项并非越多越好。假设一个议题需要的讨论时间大约是30分钟，那么4个议题就几乎要用2个小时，还不包括意外情况发生。因此，落实到常见的小型工作会议中，一次会议讨论4——5个议题比较合适。
2.时间安排。心理学表明，成年人能集中精力的平均时间为45-60分钟。超过45分钟就容易注意力分散，超过90分钟普遍会感到疲倦。因此每次会议的时间最好不超过1小时。如果需要较长时间，应安排中间休息。
在会议实践中，每一项议题最好都有一个时间限度：并明白地标示出来。这样既可确保大家不会超过规定的时间，又可留出足够的时间，以保证所有被列入的重要议题都能得到充分讨论，从而使会议得以完成预定目标。
3.次序安排。会议议题可以从以下几个角度来排序。
（1）依据议题的类型来排序。如把提供信息的议题放在前面，然后是推动决策的议题，最后是解决问题的议题。
（2）依据议题的逻辑顺序来排序。即前面进行的议题是后面议题的一个逻辑铺垫，逐步推动议题的讨论。
（3）按照议题的重要性来排序。一般情况下，最重要的议题往往放在最前面，这是因为会议刚开始时与会者的注意力比较集中；同时，还能确保所有重要的议题都能得到讨论，不至于遗忘某些重要内容。也有一些专家建议将不重要的议题放在最前面讨论，然后慢慢地靠近最重要的议题。这个技巧使得与会者有足够的时间来热身，可消除那些细微问题对整个会议的影响。
（4）按照议题的紧急程度来排序。需要紧急决策的议题必须放在前面讨论，这是由议题的紧迫性所决定的。而那些相对缓和的议题可以放在后面甚至可以等到下一次再讨论。
（5）按照议题的利益相关度来排序。与在场每一位与会者的利益息息相关的议题最好向后排。这样可以避免因为这种问题的讨论而影响与会人员的立场和情绪，进而影响大家讨论其他议题时的关注度与客观性。
（作者单位：武汉市委党校行管教研部）
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