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例说紧急信息的拟写与报送
例说紧急信息的拟写与报送
作者/段曹钢
紧急信息是反映事前未有预测且具有较大偶然性和突发性重大紧急情况的信息， 如重大自然灾害、重大伤亡事故、严重违法违纪案件等。对于上报单位来说， 紧急信息往往属于负面信息。因此， 紧急信息的拟写和上报可以说是对信息工作者的考量， 也是对单位负责人的考验。以下是某校前后两天上报的两则学生非正常死亡的信息， 通过分析比较， 我们认为紧急信息拟写和报送应该做到标题简明规范、内容清楚完整、表述准确精要、报送迅捷及时。
例1：
关于学生张××
在开展体能测试中猝死情况的汇报
省教育厅：
2012 年11 月18 日下午学院按教学计划组织大一、大二学生进行体能测试。下午1时20 分， 我院信息技术与应用系2012 级移动通信班学生张×× （男） 在进行一千米项目测试到五百米时， 突然晕倒在地， 现场师生立即进行救护， 并拨打120， 迅速将其送到东方医院。经抢救近二个小时后， 医生宣布张××死亡， 医生诊断为猝死。学院立即通知学生家长。目前， 高教办、当地派出所正在配合我院进行善后工作。
××学院
2012年11月18日
例2：
××学院关于学生张×××
在“学生体质健康测试” 中猝死情况的报告省教育厅：
2012 年11 月18 日， 我院按照教学计划组织学生体质健康测试。下午1 点20 分， 信息技术与应用系2012 级××班学生张××因个人身体原因， 在1000 米测试中非正常死亡。现将具体情况报告如下：
学生张××（男， 20 岁） 在1000 米测试项目中跑至500 米时突然摔倒， 随后， 在场的体育教师感到学生张××当时情况危急， 立即通知学院医务室值班医生， 同时拨打120 请求急救。校医很快赶到现场， 在施救时， 120 急救车到来后， 张××被快速送到东方医院抢救。在急救室经过2 个多小时抢救， 至15 点30 分，医生宣布张××死亡。医生初步诊断死因是体内血管爆裂。
学生体质健康测试前2 周， 负责测试的学院体育教研室和班主任书面并口头通知学生：身体如有疾病， 不适合某项运动的， 可免于参加， 但张××没有提出不参加测试的要求。
事情发生后， 负责测试的体育教研室教师第一时间通知学院领导。学院的四位领导迅速赶往东方医院， 迅速成立了接待组、联络组和维稳工作组开展相关工作， 在通知学生家长的同时， 向××高教园区办公室、当地派出所、市教育局报告情况。(公文范例 fanwen.weiyujianbao.cn)高教园区领导、派出所所长均赶往医院， 协助我们处理。教育局领导专门对事情处理工作提出了四条意见。期间， 我们电话报告了省教育厅值班室。
面对本次学生因自身身体原因引发的非正常死亡， 学院本着以人为本、关爱学生的态度认真做好各项工作。目前， 学生家长情绪比较稳定， 在校师生情绪稳定， 学院的教学秩序保持常态。
11月19日上午9点， 学院召开了各分院系部党总支支部书记会议， 学院主要领导向与会人员通报了事情经过， 并妥善安排各项善后工作， 要求各单位加强安全防范教育， 做好校园师生安全和稳定工作。
特此报告
2012年11月19日
一、标题应简明规范
撮要显旨是对文章标题写作的一项基本要求。信息作为应用文书， 有短小精悍的“轻骑兵” 之称， 要求简洁明了、言简意赅。通过对比， 以上两则信息标题采用的都是“单位名称+ 事由+ 文种” 的模式， 两相比较， 例1 是省略式标题， 例2 是完全式标题， 后者显得更加清楚明白。例1 中的“汇报” 一词属于口语，不是规范的文种。尽管两则信息分别写成了“汇报” 或“报告”， 但是， 通过考察信息本身的非公文格式、没有单位印鉴和负责人签名、采用的是专报渠道， 语言平白朴实而非庄重严肃， 可以认为， 以上两则例文既非“报告” 亦非新闻报道， 而是信息。紧急信息标题要求高度概括全文内容， 让人一看标题就基本能了解个大概， 因此以上两则信息的标题均可以改为“××学院积极妥善处理一学生猝死事宜”， 这样更能突出信息的针对性、实用性和可读性，也更加符合信息的文体特征。
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二、内容应清楚完整
（一） 紧急信息内容要具有一定的思想性一篇文章要有思想性， 一则信息同样要有思想性。信息工作者要明确信息处理和报送的目的， 这是信息主题思想的体现。信息主要供领导了解下情、发现典型、总结经验和辅助决策之用， 因此， 信息工作者必须想领导之所想，报领导之所需， 也就是要反映领导需要知道、需要领导知道的信息内容， 充分考虑信息接受者的需要， 真正做到有的放矢。决策是领导者的基本职能。现代科学管理， 实际上就是对信息的收集、加工和利用， 或者说是依据准确、全面的信息， 适时作出科学决策， 借以对整个系统进行适当的监测和控制， 以期达到预定的目标。可以说信息是领导决策的基础。紧急信息上报时限性比较强， 具有一定的格式规范，要求主题突出， 简明扼要。通过比较， 以上两则信息的文字都不多， 两则信息总共不到1000字， 整体来看基本事实清楚， 符合简洁明了的要求。
（二） 紧急信息结构必须完整
人常说“麻雀虽小， 五脏俱全”。紧急信息虽然篇幅短小， 但内容和结构同样必须完整。紧急信息中包含的“何时、何地、何人、何事、原因、结果” 等要素必须完备， 也就是说， 上报的每一条信息必须把事实交代清楚， 决不能出现事实不清、缺词少句现象， 否则极易导致误解， 甚至会产生严重后果。对比上面两则信息不难发现， 例1 的主要问题在于： 第一， 对于死亡的原因没有交代； 第二， 对于死者家属的情绪没有说明。上级教育行政部门对于学生在校内非正常死亡这种人命关天的大事， 肯定是十分关注和重视的。结构的不完整， 导致以上两个“不明”， 必然令上级部门产生深深的担忧， 特别是对学校正常秩序和社会影响的担忧。第一则信息上报后， 省教育厅领导迅速作出批示， 要求学校深入调查， 进行案例分析。第二则信息上报后， 反馈的结果是“妥善处理善后，保持校园平安稳定”。这说明， 紧急信息的重要内容必须清楚、完整。
三、表述应准确精要
（一） 紧急信息表述要准确
信息和所有应用文章一样， 讲究语言的实用性、无歧义性。紧急信息是领导决策的重要依据， 要求表述直截了当、精准无误。上报紧急信息的目的， 就是让上级领导查情访实， 把握情况， 尽快了解事情的真相和本质， 真正了解事情的全过程。信息工作者要加强职业道德修养， 强化责任意识和敬业精神， 在处理信息的过程中， 始终保持中立态度， 不偏不倚， 不受外界影响， 不带个人的感情色彩， 力求实事求是、客观公正。对信息素材中的每一个时间数字、统计数据以及人名、地名要反复核实，做到真实可靠、准确无误。在遣词造句、语法修辞中， 不发生任何差错， 力求做到文从字顺、规范严谨。
（二） 紧急信息语言要精要
精要就是精粹切要、精练扼要。紧急信息要以短平快的方式， 以最少的文字反映领导最关切或者最急需知晓的情况， 就必须抓住要点，突出重点。因此， 在信息写作中就要用最精练的语言传达最实用的内容， 达到最大化的实际效果。要摒弃华丽的词藻和过多的修辞， 以客观事实数据说话， 不用歧义句式和歧义词语，保持语言准确、朴实、庄重、简洁。相比较而言， 例2 中“在急救室经过2 个多小时抢救，至15 点30 分， 医生宣布张××死亡。据医生初步诊断， 死因是体内血管爆裂” 这段话， 不足50 字， 把死亡宣布者（医生） 的权威身份、死亡时间、死亡原因交代得非常清楚。语言简洁直白， 很有说服力。
四、报送应迅捷及时
紧急信息历来是各级领导高度重视的信息。各级部门为加强紧急突发事件的应急管理工作，出台了一系列制度， 要求各级部门从讲政治、讲大局的高度， 以对党、对人民高度负责的态度， 及时、准确、全面报道突发事件信息， 充分发挥突发事件信息的“耳目” 作用。基层信息工作者对于那些发生突然、影响重大的紧急情况， 特别是“火烧眉毛” 的重大事故和一些带有苗头性和倾向性的重要信息， 一定要立即组织上报， 并加强对事态后续发生情况的跟踪反馈， 确保上级领导及时处置、迅速控制事态，有效掌控大局。
比较上面两则信息可以发现， 例2 中补充和丰富了例1 中的不足： 第一， 比较客观地说明了学校应对和处置突发紧急事件是及时的，也是非常有效的； 第二， 交代测试前的书面和口头通知， 以及死者没有提出自己不适宜参加测试申请的内容， 规避了学校的部分责任； 第三， 补充交代先向高教园区、当地派出所、教育局报告， 后向省教育厅报告， 体现了校方事件处理程序的规范性和严肃性； 第四， 补充交代的“学生家长情绪比较稳定， 在校师生情绪稳定， 学院的教学秩序保持常态” 的内容， 这是紧急事件处理的根本目的， 也是上级领导最关注的内容。这几处内容的补充， 使得后续信息显得更加完整。
信息工作无小事。紧急信息的拟写和报送必须严格按照规范和制度操作， 真正做到“快、准、精、全”。“快”， 就是及时快捷， 严格按照规定时限、规定格式上报， 建立责任追究制度； “准”， 就是表达准确， 报送内容准确， 组织核查准确； “精”， 就是重点突出， 短小精悍， 语句精要； 全， 就是信息内容全面， 结构完整， 重要信息和内容不缺不漏。总之， 我们要做好上级的“耳目”， 充分发挥（紧急） 信息的作用， 帮助领导及时科学决策。
参考文献：
［1］苟兴东。突发事件信息报告工作中的三大误区与三条主线［J］。秘书之友，2012（6）。
［2］戴金成。做好信息工作需从四个方面下功夫［J］。秘书之友，2011（12）。
［3］翼飞。正确把握党委信息的内容和形式——关于信息工作的实际操作问题［J］。办公室业务，2011（3）。
［4］张波。政务信息写作必须注意“四点”［J］。秘书之友，2011（7）。
［5］林彬。怎样才能提高信息的采用率［J］。办公室业务，2012（3）。
（作者单位：浙江育英职业技术学院）
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